Car policy : par où commencer ?

Bonne nouvelle : pour rédiger une car policy qui tient la route, vous pouvez vous inspirer de diverses sources. La première n’est autre que votre leasepartner. Si vous avez opté pour un leasing opérationnel, votre compagnie de leasing vous fournira volontiers un exemple type de règlement d’utilisation des véhicules. D’autant qu’elle sait ce qui est d’application dans le secteur d’activité qui est le vôtre, un avantage à ne pas négliger. Car d’un secteur à l’autre, il existe encore de grandes différences, notamment pour ce qui est des types de véhicules autorisés. Guerre des talents aidant, une entreprise informatique ou une agence de publicité autorisera plus facilement un 4×4 qu’une grande multinationale dont la flotte se compose essentiellement d’utilitaires. Enfin, votre partenaire de leasing a tout intérêt à connaître les règles et critères de mise dans votre société. Il pourra ainsi faire des offres sur mesure à vos conducteurs.

RH ou secrétariat social

La seconde source que nous vous conseillons n’est autre que la division RH de votre entreprise. Vu l’influence qu’exerce une voiture de société, les ressources humaines sont également impliquées dans le processus. Si vous ne pouvez pas compter sur l’aide des RH’s, tournez-vous vers votre secrétariat social. Une autre solution consiste à aller voir des spécialistes, tels que Link2Fleet, ou de vous adresser à des collègues. N’hésitez donc pas à contacter des consultants et des fédérations. Vous allez devoir investir du temps et des efforts, mais vous ne le regretterez pas car la car policy est par excellence l’instrument de base du gestionnaire de flotte.

Dénominateurs communs

Bien entendu, toutes les flottes sont différentes. Cela dit, elles se caractérisent toutes par un grand nombre de dénominateurs communs devant être repris dans votre car policy. Nous ne parlons pas des options ou des possibilités de choix (voir tableau) mais des chapitres et rubriques.

• Qui ?

Clarifiez qui dans l’entreprise a droit à une voiture de société et appliquez cette transparence à la manière dont le parc est structuré. Si vous prévoyez des possibilités d’upgrade ou de downgrade, expliquez-en les procédures. Songez aussi aux actions à prendre en cas de promotion, de retraite ou de licenciement. Par « qui » nous entendons aussi qui peut utiliser le véhicule et dans quelle mesure une utilisation privée est-elle autorisée.

• Quoi ?

A quel type de véhicule a droit le conducteur ? Décrivez clairement par catégorie le type de voiture, l’équipement obligatoire, les options et accessoires non autorisés et la durée du contrat. Idem pour ce qui est des équipements spéciaux tels que le crochet de remorquage, la galerie de toit et les coffres de toit.

Faites de cette liste une pièce annexe à la car policy, afin d’éviter de renouveler la totalité de la car policy (et donc à la faire signer) lorsqu’une adaptation s’avère nécessaire (apparition d’un nouveau modèle, de motorisations plus sobres, d’un nouveau niveau de finition, etc.).

• Commande

Donnez aux conducteurs toutes les informations relatives à la procédure de commande et à l’utilisation éventuelle d’un véhicule d’attente.

• Voiture de remplacement

Idem pour ce qui concerne la voiture de remplacement. Est-elle prévue lors d’un entretien ou seulement en cas de panne ? Quelles sont les conditions et à quel type de voiture de remplacement le salarié a-t-il droit ?

• Pater Familias

Expliquez ce que l’entreprise entend par « principe du bon père de famille ». Ne laissez aucun doute planer quant à la responsabilité et aux obligations du conducteur : entretien et nettoyage du véhicule, contrôle de la pression de gonflage des pneumatiques, du niveau d’huile, de l’éclairage, stationnement du véhicule en lieu sûr, permutation des pneus été/hiver, respect du code de la route, utilisation du GSM au volant, etc. Soyez clair dans votre formulation. Evitez les expressions vagues telles que « à temps » ou « régulièrement » et privilégiez le concret : « pneus hiver à partir du 30 octobre », « vérification de la pression tous les 1000 km, etc. »

• Carburant

Expliquez les règles concernant la carte carburant si celle-ci est prévue. Que faire en cas de perte, de vol ou encore d’oubli ?

• Accident et assurance

Précisez clairement ce qui est assuré et ce qui ne l’est pas, et la marche à suivre en cas d’accident. Donnez suffisamment d’explication concernant la franchise.

• Pénalités

Soyez clairs quant aux coûts qui seront répercutés sur les conducteurs : amendes, franchise (ou une partie de celle-ci) en cas d’accident en tort, etc.

Stimuli positifs

Certes, cette liste d’obligations peut sembler lourde, mais si vous faites le compte du capital total avec lequel vos conducteurs sont quotidiennement sur la route, il apparaît clairement qu’une structure solide et étroitement surveillée n’est pas un luxe superflu. Rien ne vous empêche cependant d’accorder un peu de place dans votre car policy aux stimuli positifs : récompenser les conducteurs les plus prudents et économes avec un budget d’options supplémentaire pour leur prochain véhicule, prévoir un règlement au tiers payant pour les déplacements alternatifs, favoriser le télétravail, offrir des formations à l’éco-conduite, etc. Bref, autant de possibilités visant à ce que les véhicules soient utilisés de manière plus économique et écologique sans que leurs utilisateurs aient l’impression de devoir faire des sacrifices.

S’étendre à la mobilité

Une dernière extension peut être réservée à certains visionnaires ou tout du moins à ceux désireux de prendre en compte la localisation afin de réorienter l’utilisation de la voiture. Rien ne vous empêche en effet d’aller plus loin dans l’organisation de votre règlement en vous concentrant sur une approche plus environnementale. Vous pouvez ainsi encourager des initiatives telles que le carpooling et les transports en commun, notamment à l’occasion d’importants meetings, de sessions de formation ou d’autres évènements. Une telle politique de mobilité donne au salarié une plus grande responsabilité individuelle en ce sens qu’elle lui laisse décider du mode de transport le plus adapté en fonction du déplacement. Ce type de politique est évidemment réservé aux gestionnaires en avance sur leur temps. Cela étant, ici aussi les mots clés sont bon sens, transparence et suivi.

Quelques conseils pour votre car policy

A FAIRE

• Faites le lien entre la car policy et le contrat de travail
• Faites signer la car policy par le conducteur
• Communiquez clairement quant aux possibilités de choix, des montants de location et des coûts
• Limitez le choix des marques afin de profiter d’avantages sur le volume
• Placez tous les points susceptibles d’évoluer (montants des loyers, franchises, etc.) dans un document annexe. Cela rendra les adaptations et leur diffusion plus rapide que s’il faut faire signer individuellement chaque car policy.

A NE PAS FAIRE

• Rendre la car policy trop compliquée ou trop longue
• Ne pas intégrer la car policy au contrat de travail
• Eviter les exceptions
• Donner aux différentes catégories de conducteur un code chiffré plutôt qu’une dénomination (junior, senior, executive) pour éviter la confusion