Préparer la rentrée fleet dès maintenant : les vérifications indispensables pour éviter les mauvaises surprises

Les contrats d’assurance arrivent souvent à échéance à des moments différents selon les véhicules. Pour éviter tout risque de couverture interrompue :

• Faites un inventaire des dates d’échéance pour chaque véhicule.
• Vérifiez les conditions de renouvellement et comparez les offres du marché si nécessaire.
• Pensez aux ajustements : ajout ou retrait de conducteurs, adaptation des garanties pour répondre aux nouveaux besoins de l’entreprise.

Astuce : mettez en place une alerte dans votre calendrier ou dans votre logiciel de gestion de flotte pour être averti un mois avant chaque échéance.

Les vacances d’été sont propices à la planification des remplacements ou renouvellements de véhicules :

• Anticipez les restitutions : prévoyez les inspections techniques et les réparations mineures avant la fin du contrat.
• Vérifiez les kilométrages : si un véhicule dépasse ou risque de dépasser le kilométrage contractuel, discutez rapidement avec le loueur pour éviter les pénalités.
• Planifiez les nouvelles commandes : les délais de livraison étant encore impactés dans certains segments, commander tôt est la meilleure garantie d’avoir le véhicule à temps.

Astuce : centralisez toutes les informations de leasing dans un tableau unique, avec colonnes pour l’échéance, le kilométrage prévu et l’état du véhicule.

Revoir sa short-list de véhicules ou ses catégories demande du temps. D’autant que l’autonomie des voitures électriques évolue à une vitesse grand V. Les voitures intégrées il y a deux ou trois ans ne répondent peut-être plus aux standards actuels et aux besoins de vos collaborateurs:

• Checkez les nouveautés : quels modèles sont arrivés sur le marché ces derniers mois, lesquels vont encore débarquer prochainement. Et parmi eux, quels sont ceux qui répondent le mieux aux besoins de vos collaborateurs?
• Elargir les marques : de nombreuses nouvelles marques ont débarqué sur notre marché ces derniers mois. Cela vaut peut-être la peine d’étudier leur intégration dans votre car-policy. Idem pour les marques avec lesquelles vous ne travaillez pas jusqu’à présent, mais qui disposent peut-être de modèles attrayants pour vos employés.

Astuce : visitez la rubrique Essais Fleet sur notre site internet pour découvrir notre avis sur les dernières nouveautés automobiles.

La rentrée est aussi un bon moment pour faire un point sur l’utilisation et la gestion des cartes carburant/de recharge :

• Vérifiez les dates de validité et renouvelez celles qui arrivent à échéance.
• Contrôlez les usages pour repérer toute anomalie ou fraude potentielle.
• Réévaluez les fournisseurs : certaines cartes multi-réseaux offrent désormais un accès à des bornes de recharge, ce qui peut faciliter la transition vers l’électrique pour ceux qui roulent toujours en hybride par exemple.

Vous avez encore du temps? Vous n’avez certainement pas manqué l’information qui annonce que le budget de mobilité devra bientôt obligatoirement être proposé dans toutes les entreprises qui mettent des véhicules de société à disposition. Si la date d’entrée en vigueur annoncée du 1er janvier semble de plus en plus difficile à atteindre, il n’empêche que ce projet devrait voir le jour courant de l’année prochaine. Il est donc temps de vous renseigner.

• Informez-vous sur le budget de mobilité et sur ses trois piliers et ce qu’ils intègrent.
• Vérifiez l’accessibilité de vos sites en transports en commun.
• Analyser l’intérêt d’une politique de covoiturage pour faire matcher des collaborateurs entre eux.

Astuce: inscrivez-vous au webinaire gratuit sur le budget de mobilité organisé par link2fleet le 18 septembre prochain.

En prenant quelques heures maintenant pour passer en revue assurances, short-list, contrats de leasing et cartes carburant/de recharge, vous vous assurez une rentrée fluide, sans stress et sans imprévus. Cette anticipation permettra à coup sûr aussi de réduire les coûts et d’optimiser la performance globale de votre flotte.