POLITIQUE VIE PRIVÉE
1. GÉNÉRALITÉS
2. COORDONNÉES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT
3. QUELLES SONT LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS, POUR QUELLES FINALITÉS ET SUR QUELLES BASES LÉGALES ?
3.1. Contact par email
3.2. Contact par téléphone
3.3. Offres promotionnelles aux clients existants
3.4. Inscription à la newsletter
3.5. Création d’un compte gratuit sur notre site link2fleet.be
3.6. Enregistrement dans l’annuaire Experts Guide
3.7. Service « Academy »
3.8. Inscription à des événements
3.9. Achat de produits sur le site e-commerce
3.10. Finalités et transfert des données spécifiques
3.11. Collecte de données en cas d’interaction avec nos sites
4. LIENS VERS D’AUTRES SITES WEB ET SERVICES
5. CONSERVATION DES DONNÉES
6. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
7. QUELS SONT VOS DROITS ?
7.1. Droit d’accès
7.2. Droit de rectification
7.3. Droit à l’oubli
7.4. Droit à la portabilité
7.5. Droit d’opposition
7.6. Droit de limitation du traitement
7.7. Droit à l’image
8. CLAUSE DE LIMITATION DE RESPONSABILITÉ
9. SÉCURITÉ
10. EN CAS DE LITIGE
11. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE
12. MODIFICATION
1. GÉNÉRALITÉS
La présente Politique s’applique aux données à caractère personnel (ci-après, les « Données ») que LINK2FLEET collecte sur vous à partir de ses sites web (ci-après, dénommé, les « Sites »).
Les termes utilisés dans cette Politique ont le sens que leur attribue le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, dénommé le « Règlement » ou « RGPD »).
En utilisant ces Sites ou en communiquant vos Données, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique. Si vous n’en acceptez pas les termes, veuillez ne pas utiliser ce Site et ne pas communiquer vos Données. Dans ce cas, vous acceptez néanmoins de ne pas bénéficier de l’entièreté des services et autres avantages proposés par LINK2FLEET.
La présente Politique s’applique à tous les sites internet appartenant à LINK2FLEET et notamment les sites suivants : link2fleet.com, link2fleet.lu, mobilitime.link2fleet.com et ze-experience-event.link2fleet.com .
2. COORDONNÉES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT
LINK2FLEET dont le siège social est établi à Chaussée de Theux 32, 4802 Verviers et inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 657.776.992 , est responsable du traitement des Données à caractère personnel que vous fournissez directement sur les Sites.
3. QUELLES SONT LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS, POUR QUELLES FINALITÉS ET SUR QUELLES BASES LÉGALES ?
3.1. Contact par email
Lorsque vous contactez les services de LINK2FLEET par email, LINK2FLEET utilise votre nom, prénom, le nom de la société pour laquelle vous travaillez, votre adresse email pour pouvoir vous recontacter et répondre à vos demandes d’information ou d’assistance et satisfaire vos demandes. La base légale du traitement est votre consentement.
3.2. Contact par téléphone
Lorsque vous contactez LINK2FLEET pour obtenir assistance ou prendre contact avec ses différents services par téléphone, LINK2FLEET utilise votre nom, prénom, le nom de la société pour laquelle vous travaillez, votre numéro de téléphone. En outre, vous aurez peut-être à fournir d’autres informations vous concernant, sur la nature de votre appel ainsi que d’autres informations pour répondre aux questions subséquentes. Dans ce cas, vos Données sont utilisées pour répondre à vos demandes d’information ou d’assistance et la base légale du traitement est votre consentement.
3.3. Offres promotionnelles aux clients existants
Lorsque vous êtes déjà Client, LINK2FLEET pourra vous informer des services proposés par celui-ci qui sont similaires à ceux commandés par vous antérieurement. La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de LINK2FLEET. Vous aurez également le droit à tout moment de vous opposer à ce traitement en cliquant sur le lien « se désinscrire ».
3.4. Inscription à la newsletter
Lorsque vous vous inscrivez à la newsletter, nous collectons votre nom, prénom, adresse e-mail, nom de société, votre profil ainsi que vos choix de communications et d’e-marketing. La base légale du traitement est votre consentement.
3.5. Création d’un compte gratuit sur notre site link2fleet.be
Lorsque vous créez un compte pour accéder au contenu restreint du site link2fleet.be, vos données personnelles telles que vos nom et prénom, votre adresse e-mail, préférences et centres d’intérêts dans le domaine de la mobilité, sont stockées et traitées afin (1) de vous donner accès à des offres, services et du contenu personnalisé et (2) de vous permettre de vous enregistrer dans l’annuaire Experts Guide. La base légale du traitement est votre consentement.
3.6. Enregistrement dans l’annuaire Experts Guide
Lorsque vous inscrivez votre société et/ou votre entreprise en personne physique dans l’annuaire Experts Guide sur link2fleet.be, vos données telles que vos nom et prénom, votre adresse e-mail, le nom de votre société ou la société pour laquelle vous travaillez, vos choix de communications et d’e-marketing, sont stockées et traitées afin de vous permettre de publier sur l’annuaire les données de votre choix sur votre entreprise et les personnes de contact au sein de votre entreprise. La base légale du traitement est votre consentement.
3.7. Service « Academy »
Le service « Academy » de LINK2FLEET (anciennement Mobilitime) a pour objet de proposer des webinaires sur divers sujets liés à la gestion de la flotte automobile. Le service permet aux utilisateurs de s’y inscrire au travers de la plateforme Livestorm.
Lors de votre inscription au service Academy, LINK2FLEET collecte vos Données et les traite afin de vous permettre de participer aux webinaires proposés. La base légale est votre consentement.
Les données traitées sont : vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre profession, le nom de votre société ou la société pour laquelle vous travaillez. Selon le webinaire choisi, LINK2FLEET est susceptible de vous demander d’autres Données, telles que la taille de votre flotte.
Vos données sont partagées avec l’hébergeur de la plateforme d’inscription, Livestorm, et un lien vers ses conditions générales est fourni. L’inscription nécessite l’acceptation de ces conditions générales.
Les Données fournies pourront être ultérieurement utilisées par LINK2FLEET afin de vous envoyer par e-mail des invitations à des formations ultérieures organisées par LINK2FLEET en lien avec les webinaires. Vous pourrez à tout moment vous désinscrire de ces communications en cliquant sur le lien présent dans chaque e-mail. La base légale est l’intérêt légitime de LINK2FLEET à vous proposer des services et produits similaires à ceux que vous avez déjà commandés. Ces données ne seront en aucun cas utilisées pour vous inscrire à la newsletter de LINK2FLEET.
3.8. Inscription à des événements
Lors de votre inscription à des événements organisés par LINK2FLEET physiques ou online, LINK2FLEET collecte les Données suivantes : vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre profession, le nom de votre société ou la société pour laquelle vous travaillez, le cas échéant le numéro de compte bancaire servant au paiement de votre inscription. Pour certains événements, en fonction de la thématique abordée, des données supplémentaires peuvent être récoltées, telles que la taille de votre flotte. LINK2FLEET se fonde sur votre consentement pour le traitement de ces données.
Lorsque un tiers, par exemple votre employeur, vous inscrit aux événements, celui-ci nous communique vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre profession, le nom de votre société ou la société pour laquelle vous travaillez, la taille de la flotte de votre entreprise. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de la personne qui vous inscrit, à traiter vos données aux fins de votre inscription aux événements, à des fins professionnelles et/ou informatives. Vous recevez un accusé de réception de votre inscription par email contenant un lien vers la présente Politique. Vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire de l’événement.
3.9. Achat de produits sur le site e-commerce
LINK2FLEET propose les produits suivants :
– L’achat d’accès à des produits online gratuits et / ou payants tels que de la littérature, des outils et des articles sur des thématiques intéressant le secteur de la mobilité.
– La commande de produits physiques gratuits et / ou payants tels que des magazines et revues.
Lors de l’achat de produits de LINK2FLEET sur son site d’e-commerce odoo .link2fleet.com, LINK2FLEET collecte les Données suivantes : vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre profession, le nom de votre société ou la société pour laquelle vous travaillez, le cas échéant votre numéro de compte bancaire. Selon le produit choisi, LINK2FLEET est susceptible de vous demander d’autres Données, telles que la taille de votre flotte. Ces données sont traitées afin de pouvoir vous livrer les produits susmentionnés:
3.10. Finalités et transfert des données spécifiques
Les données obligatoires fixes
Les données obligatoires fixes sont récoltées quel que soit le produit ou service souscrit. Celles-ci nous permettent de vous identifier, de vérifier votre identité et de procéder à la commande, à la confirmation et suivi de votre commande, à la facturation et au paiement (le cas échéant). En outre, elles nous servent à des fins de statistique et le cas échéant à la bonne organisation de l’événement.
Elles peuvent aussi être transmises à des partenaires dans le cadre de l’organisation d’un évènement physique ou online. Dans ce cas, votre consentement explicite sera requis. Les catégories des partenaires sont listées au point 6 ci-dessous
Dans le cadre de l’achat d’un produit online et / ou physique, nous pouvons transmettre vos données au(x) partenaire(s) qui opérera/opéreront la commande et / ou l’envoi sous forme physique ou digitale (par exemple le service d’envoi et de livraison postale). La base légale de ce traitement est la nécessité à l’exécution d’un contrat (commande).
Les données obligatoires variables
Les données obligatoires variables sont récoltées à l’achat ou à la souscription à certains produits ou événements définis. Celles-ci concernent la taille de votre flotte. Elles nous servent à des fins de statistique et de communication commerciale.
Pour le service « Academy » d’inscription à des webinaires, LINK2FLEET utilisera les Données fournies afin de vous envoyer par e-mail des invitations à des formations ultérieures organisées par LINK2FLEET en lien avec les webinaires. Vous pourrez à tout moment vous désinscrire de ces communications en cliquant sur le lien présent dans chaque e-mail. La base légale est l’intérêt légitime de LINK2FLEET à vous proposer des services et produits similaires à ceux que vous avez déjà commandés. Ces données ne seront en aucun cas utilisées pour vous inscrire à la newsletter de LINK2FLEET.
Si vous y consentez, les données obligatoires variables (soit la taille de votre flotte) seront transmises à nos partenaires commerciaux et organisateurs des évènements, pour qu’ils puissent vous contacter lors ou après l’évènement à des fins promotionnelles.
Votre consentement pour la transmission à des tiers sera collecté par un opt-in :
« J’accepte d’être contacté par les partenaires de l’événement pendant ou après l’événement :
o Oui, par e-mail uniquement
o Oui par e-mail ou téléphone
o Non, je ne veux pas être contacté »
3.11. Collecte de données en cas d’interaction avec nos sites
Les Sites utilisent des « cookies ». En l’utilisant, vous acceptez de recevoir des cookies sur votre ordinateur, tablette ou Smartphone. C’est grâce aux cookies que LINK2FLEET peut vous offrir une navigation optimale sur ces Sites. Pour davantage d’information, LINK2FLEET vous renvoie à sa Cookie Policy : [LienXXX]
4. LIENS VERS D’AUTRES SITES WEB ET SERVICES
Les Sites de LINK2FLEET contiennent des liens vers des sites tiers, et certains de ses services vous donnent accès à des services tiers (comme les réseaux sociaux).
LINK2FLEET n’a pas de contrôle sur la manière dont les sites et services tiers traitent vos informations personnelles. LINK2FLEET ne vérifie pas les sites et services tiers, et LINK2FLEET n’est pas responsable de ces sites et services tiers ou de leurs pratiques en matière de protection de la vie privée. Veuillez lire les déclarations de protection de la vie privée des sites ou services tiers auxquels vous accédez à partir des Sites ou services.
5. CONSERVATION DES DONNÉES
Nous ne traitons vos données que dans la seule mesure nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues pour la durée nécessaire à l’exécution des finalités mentionnées ci-dessus. Si des données sont nécessaires au respect des obligations légales de LINK2FLEET (obligations comptables notamment), celles-ci seront conservées dans le respect de la législation en vigueur.
Vos Données sont conservées pendant la durée nécessaire à leur traitement, à savoir la durée du contrat ou dans le cadre des opérations de prospection commerciale ou d’inscription à la Newsletter ou jusqu’à l’opposition ou le retrait du consentement de la personne concernée.
Si des Données sont nécessaires au respect d’obligations légales (obligations comptables notamment) ou pour le règlement des litiges, celles-ci seront conservées dans le respect de la législation en vigueur.
6. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Vos Données ne seront pas communiquées à des tiers sauf dans les cas suivants :
• Dans le cadre de l’exécution de ses services, LINK2FLEET est amené à sous-traiter certaines de ses activités à des sous-traitants qui lui sont liés par contrat, afin d’exécuter la commande ou garantir des services. Ces sous-traitants sont des fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d’assurances, des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d’impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités qui nous assistent dans l’accomplissement de nos activités.
• Lors de la fourniture de services d’e-commerce via l’application web Odoo, les données fournies par sont stockées sur un cloud hébergé par la société de droit français OVH Groupe SA, dont le siège est sis 2, rue Kellermann, 59100 Roubaix et inscrite au Registre français des sociétés sous le numéro 537 407 926. OVH est sous-traitant de LINK2FLEET pour les données fournies lors de l’utilisation d’Odoo.
• Lors de la collecte de vos Données personnelles, celles-ci sont stockées sur le cloud de Microsoft Azure, sous-traitant de LINK2FLEET à ces fins.
• LINK2FLEET partage également vos données avec des partenaires commerciaux actifs dans secteurs mobilité au sens large, listés non exhaustivement ci-après :
o Des sociétés de leasing
o Des sociétés pétrolières
o Des compagnies d’assurances
o Des sociétés de transport ferroviaire
• Des autorités gouvernementales et tiers impliqués dans une action en justice ou en vertu d’une obligation légale.
• D’autres tiers avec qui nous pouvons partager vos Données à caractère personnel dans le cadre d’une réorganisation actuelle ou proposée, fusion, vente, joint-venture, cession ou autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.
LINK2FLEET exige par ailleurs de ses sous-traitants qu’ils respectent la législation relative à la protection des données et présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la législation relative à la protection des données et garantissent la protection de vos droits. Un contrat de sous-traitance de données personnelles sera conclu avec ces sous-traitants, conformément à l’article 28 du RGPD.
7. QUELS SONT VOS DROITS ?
7.1. Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir de la part de LINK2FLEET la confirmation que des Données vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, un accès auxdites Données, en envoyant un email à info@link2fleet.com ou en adressant une demande écrite par voie postale à l’adresse suivante : Chaussée de Theux 32, 4802 Verviers.
7.2. Droit de rectification
Vous avez le droit d’exiger que les Données incorrectes soient corrigées et que les Données inappropriées ou devenues inutiles soient supprimées en envoyant un email à info@link2fleet.com ou en adressant une demande écrite par voie postale à l’adresse suivante : Chaussée de Theux 32, 4802 Verviers.
LINK2FLEET attire votre attention sur le fait que vous êtes à tout moment tenu de vérifier l’exactitude des Données que vous lui communiquez.
7.3. Droit à l’oubli
Lorsque vous ne souhaitez plus que vos Données soient traitées et que vous vous trouvez dans les conditions pour demander le droit à l’effacement, LINK2FLEET supprimera alors vos Données des bases de Données. Cette suppression sera faite endéans le mois suivant la notification de votre demande, à moins que leur conservation s’avère nécessaire pour respecter une obligation légale ou à la constatation, l’exercice sur la défense de droits en justice.
7.4. Droit à la portabilité
Pour autant que de besoin, vous aurez également droit à la portabilité de vos Données dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des Données.
7.5. Droit d’opposition
Vous disposez aussi d’un droit d’opposition à toute utilisation de vos Données à des fins de prospection. Vous pourrez à tout moment, gratuitement et sans devoir présenter de justification, faire valoir votre droit d’opposition en adressant un email à cette fin à l’adresse suivante : info@link2fleet.com
Vous pourrez également vous désabonner des messages marketing en suivant les consignes de désabonnement incluses dans chaque message marketing qui vous est adressé. LINK2FLEET honorera votre ou vos demandes dans les meilleurs délais.
7.6. Droit de limitation du traitement
Enfin, vous avez le droit d’obtenir de LINK2FLEET la limitation du traitement de vos Données, conformément à la législation applicable en matière de protection des Données.
7.7. Droit à l’image
Lors des événements et des formations organisées par link2fleet, vous pourriez être photographié ou filmé. Link2fleet pourra utiliser ces images afin de promouvoir ses services sur son site Internet, les réseaux sociaux et ses publications. Vous avez la possibilité de vous opposer à cette diffusion en envoyant un e-mail à l’adresse info@link2fleet.com.
8. CLAUSE DE LIMITATION DE RESPONSABILITÉ
La responsabilité de LINK2FLEET sera limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect tel que, sans que la présente liste soit exhaustive, perte de Données, préjudice financier ou commercial, pertes de bénéfices, augmentation de frais généraux, perturbation de planning.
En outre, LINK2FLEET ne peut être tenu responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les Données (vol de Données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques).
9. SÉCURITÉ
Via une politique de sécurité stricte LINK2FLEET a développé des règles de sécurité adaptées afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé des Données.
De manière générale, les accès à vos données sont restreints et ces accès sont limités à la mesure où ils sont nécessaires à l’accomplissement de ses missions par LINK2FLEET.
Afin de protéger les données et systèmes LINK2FLEET met en place :
– Une organisation interne pour la gestion de la sécurité de l’information (SMSI)
– Des règles de sécurité des ressources humaines
– Le chiffrement de toutes les données
– De la gestion des actifs
– De la gestion des accès
– Des règles de sécurité physique et environnementales
– Des règles de sécurité opérationnelles
– Des règles strictes concernant l’acquisition, le développement et la maintenance d’applications
– Des règles pour la gestion de la relation avec les fournisseurs en informatique et communication
– Des procédures de gestion des incidents
– Des procédures de continuité d’activité
10. EN CAS DE LITIGE
Si vous pensez que LINK2FLEET manque à une de ses obligations légales et/ou contractuelles, vous êtes invité à contacter LINK2FLEET par email à l’adresse info@link2fleet.com ou par courrier à l’adresse suivante : Chaussée de Theux 32, 4802 Verviers.
LINK2FLEET va tout mettre en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.
Au cas où la réponse de LINK2FLEET ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente à l’adresse suivante : contact@apd-gba.be
11. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE
Ces dispositions seront régies, interprétées, exécutées conformément au droit belge, seul droit applicable, en cas de litige.
Tout litige qui n’aura pas pu être réglé à l’amiable dans un délai n’excédant pas un mois à compter de sa survenance, ce délai pouvant être prolongé de commun accord, pourra être porté par la partie la plus diligente devant les Cours et Tribunaux de langue française de l’arrondissement judiciaire de Liège qui seront seuls compétents.
12. MODIFICATION
LINK2FLEET se réserve le droit, à son entière appréciation, de changer, modifier, ajouter ou supprimer à tout moment des parties de la présente politique. LINK2FLEET publiera une copie des conditions modifiées sur ses sites. Toute modification prendra effet sept (7) jours après la date du courrier électronique ou de la date à laquelle LINK2FLEET publie les conditions modifiées (la date de dernière mise à jour indiquée ci-dessous), selon la première éventualité.
