Shortlist of budget: welke strategie moet u volgen voor het beheer van uw wagenpark?

De shortlist is een beperkte lijst met voertuigmodellen die vooraf door het bedrijf zijn geselecteerd en waaruit bestuurders hun bedrijfswagen moeten kiezen.

Voordelen

• Eenvoudig beheer: door de keuze te beperken tot enkele modellen worden de administratieve complexiteit (bestellingen, contracten, onderhoud) en het aantal contacten met de merken verminderd.

• Gunstige commerciële voorwaarden: door de volumes te concentreren op een beperkt aantal modellen kan het bedrijf grotere kortingen bedingen bij constructeurs en verhuurders.

• Homogeniteit van het wagenpark: vergemakkelijkt het beheer van onderhoud, wisselstukken en logistiek.

• Naleving van de MVO-doelstellingen: het bedrijf kan ervoor kiezen om uitsluitend volledig elektrische modellen in de shortlist op te nemen, waardoor het zijn ‘milieuvriendelijke’ imago versterkt en tegelijk voldoet aan de groene fiscaliteit in België.

Nadelen

• Minder keuze voor de bestuurders: dit kan leiden tot frustratie en een gevoel van gebrek aan flexibiliteit.

• Minder aanpasbaarheid aan individuele behoeften: sommige medewerkers (lange afstanden, specifieke opdrachten) zouden kunnen vinden dat de aangeboden voertuigen niet perfect aan hun verwachtingen voldoen.

Bij een budgetgebaseerde werkwijze wordt een maximaal budget per medewerker vastgesteld, die vervolgens vrij zijn voertuig kan kiezen zolang de prijs binnen dit budget blijft. In sommige gevallen kan de medewerker loon inleveren om zijn budget te verhogen, in overeenstemming met het beleid van zijn bedrijf.

Uiteraard kan het bedrijf bepaalde regels opleggen, bijvoorbeeld de verplichting om alleen voor volledig elektrische modellen te kiezen om fiscale voordelen te kunnen genieten, de verplichting om bepaalde opties te nemen, enz.

Voordelen

• Flexibiliteit voor de bestuurders: iedereen kiest een voertuig op basis van zijn behoeften en voorkeuren, zolang de prijs binnen de vastgestelde grenzen blijft.

• Employer branding: keuzevrijheid bieden kan het imago van de werkgever versterken en nieuw talent aantrekken.

• Responsabilisering: bestuurders leren compromissen te sluiten (uitrusting, opties, merk) binnen het vastgestelde budget.

Nadelen

• Complexer beheer: diversiteit aan merken, contracten, leveringstermijnen en onderhoudskosten.

• Kleiner onderhandelingsvermogen: de volumes zijn verspreid over verschillende constructeurs, waardoor het moeilijker wordt om betere fleetvoorwaarden te bedingen.

• Budgetrisico: sommige medewerkers zullen altijd hun budget maximaal benutten, wat kan leiden tot een duurdere vloot in het algemeen.

U begrijpt het al: elke strategie heeft zijn voor- en nadelen. Maar welke moet u dan kiezen? De keuze hangt in feite af van het profiel van uw bedrijf en zijn prioriteiten.

Als u op zoek bent naar eenvoud en controle, of zelfs kostenbesparing, kies dan voor een shortlist.

Als u flexibiliteit wilt bieden en talent wilt aantrekken, kies dan voor het budgetsysteem.

Het is ook mogelijk om voor een hybride aanpak te kiezen: steeds meer bedrijven combineren beide methoden door een shortlist per budgetniveau aan te bieden. Zo blijven de onderhandelde voordelen behouden en krijgen bestuurders toch een beperkte vrijheid.

Er is dus geen oplossing die voor alle bedrijven geschikt is. Het belangrijkste is om een duidelijk beleid te definiëren dat in overeenstemming is met de doelstellingen van het bedrijf: kostenbeheersing, werknemerstevredenheid en respect voor het milieu. De shortlist en het budget staan niet tegenover elkaar: als ze goed worden gebruikt, kunnen ze elkaar zelfs aanvullen om het beste van twee werelden te bieden.