Digitale inspectie van bedrijfswagens: echt de toekomst?

De inspectie van voertuigen, of het nu aan het einde van het contract is of bij een verandering van bestuurder, is altijd een gevoelig moment. Het is een tijdrovend proces, vaak gebaseerd op papieren formulieren of weinig flexibele pdf-bestanden, en het is ook een terugkerende bron van geschillen. Betwistingen over de werkelijke staat van het voertuig, verschillen in interpretatie, gebrek aan traceerbaarheid… allemaal situaties die leiden tot ontevredenheid en stress voor de bestuurder, onvoorziene kosten voor het bedrijf en extra administratieve rompslomp voor de wagenparkbeheerder.

Het zijn precies die tekortkomingen waar digitale oplossingen een gestructureerde oplossing voor willen bieden. Hoewel de inspectie van een voertuig vandaag de dag nog vaak gebeurt aan de hand van een papieren formulier, waarbij foto’s apart per e-mail worden verstuurd en de gegevens vervolgens handmatig worden verwerkt, verdwijnt deze werkwijze langzaam maar zeker ten gunste van een volledig gedigitaliseerd proces. Met andere woorden: de inspecteur beschikt over een online document waarin hij alle gegevens invoert, foto’s van eventuele schade toevoegt en het rapport samen met de bestuurder valideert. Het rapport wordt automatisch van een tijdstempel voorzien en naar alle partijen gestuurd, die er onmiddellijk toegang toe hebben.

Het eerste voordeel dat vaak wordt genoemd, is standaardisatie. Een gedigitaliseerde inspectie is gebaseerd op een protocol dat voor iedereen hetzelfde is, met duidelijke criteria, verplichte stappen en systematische documentatie. De foto’s die met een smartphone worden genomen, worden gekoppeld aan de datum, het tijdstip en soms de geolocatie, waardoor de traceerbaarheid wordt verbeterd en subjectieve interpretaties worden beperkt.

De Renta-norm, die overigens onlangs werd bijgewerkt, helpt ook om subjectieve interpretaties te verminderen en regels vast te stellen, ook al is deze norm op geen enkele manier bindend. Het is een basis, maar elk inspectiebedrijf, elke onderneming of elke leasemaatschappij kan zijn eigen regels aanpassen.

Snelheid is een ander sterk argument. Een inspectie kan in enkele minuten worden uitgevoerd, direct ter plaatse, zonder dat de gegevens achteraf opnieuw moeten worden ingevoerd. De gegevens zijn onmiddellijk beschikbaar voor de wagenparkbeheerder en de verhuurder.

Het kan ook bijdragen tot een betere kostenbeheersing. Door schade vroeger op te sporen, de oorzaak ervan objectief vast te stellen en de communicatie tussen de partijen te vergemakkelijken, vermindert het het risico op verrassende facturen aan het einde van het contract.

Ten slotte past de gedigitaliseerde inspectie in een bredere logica van datagestuurd wagenparkbeheer. Aan de hand van de verzamelde gegevens kunnen terugkerende soorten schade worden geanalyseerd, kan het beleid worden aangepast, kunnen informatie- of bewustmakingssessies voor bestuurders worden georganiseerd en kunnen zelfs bepaalde keuzes op het gebied van voertuigen of uitrusting worden herzien.

Vanuit het oogpunt van de bestuurder wordt de digitale inspectie vaak voorgesteld als transparanter en minder stressvol. Door actief deel te nemen aan het proces, de bevindingen onmiddellijk te kunnen bekijken en over een duidelijk rapport te beschikken, kan het gevoel van rechtvaardigheid worden versterkt.

Maar digitalisering is geen toverstokje. Eerste beperking: de afhankelijkheid van mensen. Een applicatie, hoe krachtig ook, wordt nog steeds gebruikt door mensen met zeer uiteenlopende niveaus van nauwkeurigheid en gevoeligheid. Een slecht gekadreerde of te weinig belichte foto, een gebagatelliseerde of juist overdreven gedocumenteerde schade, kan al snel tot discussie leiden.

Ook de kwestie van objectiviteit doet zich voor. Sommige oplossingen maken gebruik van kunstmatige intelligentie om schade automatisch op te sporen. Hoewel de technologie snel vooruitgang boekt, is ze nog niet onfeilbaar. Reflecties of vuil kunnen foutief worden geïnterpreteerd en soms is het moeilijk om de werkelijke ernst van een schade in te schatten. Het zijn allemaal situaties die nog steeds menselijke validatie vereisen.

De digitale inspectie van bedrijfswagens is geen mirakelrevolutie, noch een voorbijgaande trend. Ze wordt steeds meer een geloofwaardige norm, op voorwaarde dat ze wordt beschouwd als een hulpmiddel in dienst van een proces, en niet als een doel op zich.

De toekomst ervan zal grotendeels afhangen van het vermogen van de spelers om het juiste evenwicht te vinden tussen technologie en pragmatisme. De wagenparken die er het meeste voordeel uit zullen halen, zijn die welke het in een algemene strategie integreren, rekening houdend met de realiteit op het terrein, de verwachtingen van de bestuurders en de operationele beperkingen. Zoals vaak het geval is in de professionele mobiliteit, ligt de sleutel niet zozeer in het instrument zelf, maar in de manier waarop het wordt gebruikt.