Débuter facilement en gestion de flotte? Un simple fichier Excel peut vous y aider!

La première étape est de définir les colonnes qui serviront de base à votre gestion. Voici un exemple de structure :

• Numéro de plaque d’immatriculation

• Marque / Modèle du véhicule

• Date de mise en circulation

• Kilométrage actuel

• Type de carburant / énergie

• Conducteur attribué – ici, n’hésitez pas à prévoir plusieurs colonnes si le véhicule devait changer de conducteur au cours de son contrat/sa période d’usage. Dans ce cas, prévoyez aussi d’indiquer pour chaque changement de conducteur, la date de prise en main du véhicule.

• Les informations de contact du conducteur pour pouvoir l’identifier et le contacter facilement en cas de souci

• Date du dernier entretien

• Prochain entretien prévu

• Date d’échéance assurance

• Date d’échéance contrôle technique

• Fin de contrat de leasing (si applicable) ou de mise à disposition prévue.

N’hésitez pas à intégrer des liens vers des fichiers externes hébergés sur un share (par exemple les amendes routières, les contrats de leasing, les contrats d’assurance ou d’assistance, etc.). Cela vous permettra d’avoir accès à tous les documents qui concernent le véhicule en un seul et même endroit.

Dans la gestion d’une flotte de véhicules, il est essentiel d’avoir toujours à l’oeil les échéances afin de pouvoir anticiper. Excel permet de colorer automatiquement certaines cellules selon leur contenu. Cela permet d’avoir un tableau “visuel” où les urgences sautent immédiatement aux yeux. Vous pouvez par exemple :

• Mettre en rouge les échéances dépassées.

• Mettre en orange les échéances dans les 30 jours.

• Mettre en vert les éléments à jour.

Même avec un tableur simple, il est possible de suivre :

• Les coûts d’entretien par véhicule.

• Les frais de carburant (via les cartes carburant).

• Les amendes associées à chaque conducteur.

En créant une feuille Excel par type de suivi (entretien, carburant, amendes), vous gardez une vue détaillée tout en centralisant l’information. Il vous suffit d’encoder chaque facture/document reçu et d’additionner leurs montants pour obtenir le coût global de chacun de ces postes concernant un même véhicule à la fin de sa période d’utilisation.

En ajoutant les montants de loyers mensuel/le coût de l’amortissement du véhicule, vous pourrez déjà obtenir une vue globale du coût total de possession (TCO) de ce véhicule.

Avec Excel, vous pouvez :

• Filtrer par date pour voir uniquement les échéances à venir.

• Trier par kilométrage pour repérer les véhicules les plus utilisés et éventuellement échanger des véhicules entre conducteurs pour éviter d’avoir des véhicules avec un kilométrage très élevé et d’autres avec un kilométrage (trop) faible. Vérifiez vos kilométrages régulièrement vous permettra aussi d’adapter si nécessaire vos contrats de leasing pour éviter les mauvaises surprises lors de la restitution.

• Trier par coûts de carburant/recharge pour éventuellement déceler une anomalie dans vos statistiques de consommation ou une consommation excessive d’un véhicule.

Pour éviter toute perte de données et permettre un accès collaboratif :

• Sauvegardez le fichier dans un dossier partagé (OneDrive, SharePoint, Google Drive).

• Mettez en place un contrôle de version pour savoir qui a modifié quoi et quand.

• Prévoyez une sauvegarde mensuelle de votre fichier sur un disque dur externe par exemple pour pouvoir toujours en disposer si votre serveur en ligne devait être piraté.

La liste des échéances d’une flotte est parfois difficile à suivre. Pour faciliter cette tâche, vous pouvez utiliser un planificateur de tâches comme Trello ou HubSpot, qui permettent par exemple de créer une carte par véhicule et d’y inclure des échéances avec des alertes calendrier.

Evidemment, la solution d’un fichier Excel est simple à mettre en place pour une petite flotte mais elle peut rapidement devenir fastidieuse si vous disposez d’un grand nombre de véhicules. Dans la pratique, on estimera qu’au-delà d’une vingtaine de véhicules, il devient impossible de travailler avec un fichier Excel. Dans ce cas, il existe de nombreux logiciels professionnels qui peuvent vous aider à automatiser l’encodage et le suivi de vos données et de vos véhicules.