La gestion de flotte à l’ère de la complexité : le rôle clé du partenaire fleet

Car le métier a profondément changé. Comme le résume Traxall Belgium, « la gestion de flotte, ce n’est plus seulement commander des véhicules et suivre des contrats. Aujourd’hui, il faut composer avec la fiscalité, l’électrification, les solutions de recharge, les budgets et les attentes des collaborateurs. Cet ensemble devient trop complexe pour être géré “en plus” d’autres responsabilités ». Le rôle du consultant est précisément d’apporter de la structure et de la cohérence, afin que les entreprises puissent faire des choix réfléchis plutôt que de corriger en permanence des décisions prises dans l’urgence. Il gère également « le suivi des dossiers au quotidien, les interactions avec les fournisseurs, l’optimisation des coûts, la définition d’une stratégie de flotte, les contacts et interactions avec les conducteurs », ajoute IOwnFleet.

Cette complexité est particulièrement marquée en Belgique, où la fiscalité automobile évolue à un rythme soutenu. Déductibilité liée aux émissions, électrification accélérée des flottes, réforme de l’avantage de toute nature, intégration du budget mobilité… Autant de paramètres qui rendent chaque décision potentiellement lourde de conséquences. « Le plus grand risque pour les entreprises qui gèrent leur flotte sans accompagnement spécialisé est de baser leurs décisions sur des hypothèses qui ne sont plus valables », souligne Traxall. Ce qui paraissait pertinent il y a un an peut aujourd’hui se traduire par une erreur coûteuse, tant sur le plan financier qu’opérationnel.

L’électrification des flottes illustre parfaitement ce phénomène. Beaucoup d’entreprises pensent encore que la transition vers l’électrique se limite au choix du bon véhicule. Or, dans la réalité, les défis se situent ailleurs. « Les aspects les plus souvent sous-estimés concernent la manière dont les collaborateurs rechargent leur véhicule, la gestion des coûts de recharge, les règles définies dans la car policy et la communication autour de ces changements », explique Traxall Belgium. Sans cadre clair, le risque est double : générer de la frustration chez les conducteurs et perdre le contrôle des coûts, notamment liés à la recharge publique.

Dans un contexte de pression budgétaire accrue, la maîtrise du Total Cost of Ownership (TCO) est plus que jamais au cœur des préoccupations des directions financières. Là aussi, le rôle du consultant fleet dépasse largement le simple calcul théorique. « Un bon TCO doit tenir dans la pratique, pas uniquement dans un tableau Excel », rappelle Traxall. Concrètement, cela passe par des choix structurants : une stratégie multi-fournisseurs pour éviter toute dépendance, une approche cohérente entre leasing, recharge et cartes de recharge, mais aussi un travail continu de sensibilisation des conducteurs sur leur comportement de recharge. Grâce au monitoring et aux outils d’analyse, les dérives peuvent être identifiées et corrigées à temps, garantissant des coûts prévisibles, même dans un environnement instable.

L’accès à des benchmarks fiables constitue un autre levier majeur de valeur ajoutée. Comparer sa flotte à celle d’organisations similaires permet de prendre du recul et d’objectiver les décisions. « Les benchmarks donnent un cadre de référence : ils montrent si les coûts, les choix et la politique fleet sont cohérents par rapport au marché », indique Traxall Belgium. La force de ce type d’analyse réside dans son ancrage dans la réalité : avec plus de 23.000 véhicules gérés en Belgique, les comparaisons reposent sur des données concrètes, issues du terrain, et non sur des modèles théoriques. Un atout précieux pour alimenter les discussions internes et prendre des décisions basées sur des faits plutôt que sur l’intuition.

Cette évolution du fleet management transforme également le rôle du gestionnaire de flotte lui-même. De plus en plus, celui-ci s’éloigne de l’opérationnel pur pour endosser une fonction stratégique, en lien étroit avec les départements RH, Finance et Facility. « Moins de gestion des urgences, davantage de décisions structurantes », résume Traxall. Mais cette montée en puissance s’accompagne aussi d’une complexité accrue, qui rend l’accompagnement externe indispensable pour conserver une vision globale, assurer la continuité et garder le cap sur le long terme.

Comme le souligne Traxall Belgium, une gestion de flotte performante repose aujourd’hui sur trois piliers : la connaissance, les outils et les personnes. La connaissance des règles fiscales, des tendances du marché et de l’électrification. Des logiciels capables de centraliser et d’analyser les données. Et enfin, des équipes qui accompagnent aussi bien les conducteurs au quotidien que le management dans ses choix stratégiques. C’est précisément cette combinaison qui fait du consultant fleet et de la société de fleet management non plus un simple prestataire, mais un véritable partenaire de transformation.

Selon la taille du parc et la situation de l’entreprise, il n’est toutefois pas toujours nécessaire d’externaliser toutes les tâches. Comme le souligne Moovee, « selon les besoins du client, nous pouvons établir différents types de solutions, allant de l’externalisation partielle à une externalisation totale de la gestion de flotte. » Il peut s’agir par exemple d’une externalisation uniquement du travail administratif ou au contraire de la partie opérationnelle ou même simplement une externalisation de la gestion de la mobilité alternative et du budget de mobilité. Certaines entreprises ont plutôt besoin d’une aide ponctuelle, par exemple pour mettre à jour leur car-policy ou leur short-list. Finalement, c’est un peu une solution « à la carte ».

Dans un environnement belge en mutation rapide, continuer à gérer sa flotte sans soutien externe reste possible. Mais à mesure que les enjeux se multiplient, cela devient un pari de plus en plus risqué. Aujourd’hui, s’entourer d’un partenaire fleet, c’est avant tout se donner les moyens de décider juste, durablement et en toute maîtrise.