Mesurer permet de prendre les bonnes décisions (revoyez notre webinaire!)

Si vous n’avez pas pu vous joindre à nous pour le dernier webinaire de 2025, voici une petite séance de rattrapage. Et si vous faisiez partie de notre audience, voici ce qu’il faut en retenir.

Pour poser les bases « théoriques » du reporting, nous avons invité Nicolas Verstraete, co-fondateur de Next Mobility. L’occasion de se demander : « Pourquoi faire du reporting » ? Principalement pour quatre raisons :

1. Mesurer les performances (coûts, consommation, CO2, satisfaction).
2. Détecter les dérives (kilométrage, entretien, comportements, contrat) et y remédier.
3. Piloter les changements (budget mobilité, électrification, (e-)car-policy).
4. Communiquer en alignant tous les acteurs avec une lecture commune.

Il y a ensuite quatre types ou, plutôt, quatre fréquences de reporting :

A. Mensuel, pour agir rapidement et concrètement au quotidien (rapport opérationnel).

B. Trimestriel, pour valider la conformité budgétaire et expliquer les écarts (rapport financier).

C. Semestriel pour évaluer la performance globale et les progrès RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). On parle ici de rapport stratégique.

D. Ad hoc, par projet, pour piloter et ajuster de nouveaux dispositifs.

Cette fréquence varie bien entendu en fonction de vos besoins et de la maturité de l’entreprise. Dans tous les cas, la qualité du reporting prime toujours sur la quantité. Mais lors des derniers sondages réalisés en live à l’occasion du webinaire link2fleet de novembre dernier, nous avons constaté que 32,4% des gestionnaires de flotte réalisent du reporting seulement à la demande de la direction. Comme l’expliquait Nicolas Verstraete, « Ce chiffre est non-négligeable, d’autant plus que 27% d’entre eux gèrent une flotte de plus de 500 véhicules ! » En sondant notre audience francophone durant ce webinaire consacré au reporting, 36% des fleet & mobility managers réalisent du reporting seulement à la demande de la direction contre 28% pour l’audience néerlandophone.

Bien « rapporter », c’est surtout « rapporter » en fonction du public auquel on s’adresse. « Un dashboard pour le fleet manager ne sera pas le même que pour le CFO ou pour les RH », précise judicieusement le co-fondateur de Next Mobility. Ce qui nous amène aux « Do’s and don’ts » du reporting.

À faire :

+ Adapter le contenu à sa cible/son public.

+ Automatiser et fiabiliser les données.

+ Penser « visuel » : un bon graphique vaut 1.000 mots.

+ Penser « actions » : le reporting doit déboucher sur des décisions.

À éviter :

• Noyer son audience avec trop de chiffres.
• Effectuer un reporting unique quelle que soit son audience ; chaque audience a des besoins différents !
• Un reporting sans action derrière.
• Ignorer le contexte du reporting, des éventuels écarts, etc.

Après la théorie, place à la pratique, avec Paul Hemelaer, Head of Utility fleet chez Equans qui, avec son collègue Jocelyn Beghin, avait d’ailleurs reçu le link2fleet Safety Awards 2025, ex-aequo avec Nestlé.

Avec une flotte de 3.150 voitures, 2.894 camionnettes, 1.867 vélos et même 720 bus, un bon reporting est vraiment « crucial » pour Equans. « C’est aussi essentiel pour mesurer notre politique fleet », détaille Paul Hemelaer. Bien sûr, le reporting a un impact sur la réduction (ou le contrôle) des coûts. Il développe : « Avec la télématique à bord des véhicules, il y a beaucoup de possibilités. Tout dépend des données qu’on souhaite avoir mais on peut, par exemple, enregistrer des accélérations vives, des freinages brusques et ensuite agir sur le(s) conducteur(s) concerné(s) pour réduire les risques d’accident. On peut aussi détecter les moteurs thermiques qui restent allumés sans raison et agir par la suite pour réduire les émissions nocives et nos dépenses en carburant. »

Le reporting, concernant principalement les émissions de CO2 mais pas seulement, est d’autant plus important avec l’évolution de la législation européenne. En effet, les grandes entreprises et PME doivent rendre des comptes plus détaillés à l’Europe sur leurs pratiques en matière de durabilité, bilan carbone et ESG (Environnement, Social & Gouvernance). La directive qui l’impose se nomme CSRD, pour Corporate Sustainability Reporting Directive. Les gestionnaires de flotte et mobility managers sont directement impactés par cette CSRD. De quelle façon ? Car le « reporting » imposé par l’UE doit inclure différents « scope » liés aux gaz à effet de serre. Parmi ceux-ci, il y a les émissions directes de l’entreprise (Scope 1) dans lesquelles on reprend les véhicules de société. Le transport de marchandises en amont et en aval (Scope 3) peut également concerner la flotte d’une entreprise.

Durant notre webinaire, DKV Mobility, Alphabet et Luminus ont tous les trois présenté leurs différents outils de reporting. Tous permettent, globalement, une baisse des consommations (émissions), une réduction des coûts, une meilleure utilisation de la part des collaborateurs et, surtout, un gain de temps administratif.

Mais comme l’ont précisé Yannick Bostvironois, Customer Development Manager chez Alphabet, et Marc Demoulin, Managing Director Benelux chez Fleets International Enterprises, il reste quelques enjeux, notamment liés aux véhicules électriques et au comportement de leurs utilisateurs.

Yannick Bostvironois : « L’un des défis du reporting lié aux flottes électriques, c’est par exemple l’intégration du kilométrage de ces véhicules à chaque recharge. Ça se fait de manière un peu différente qu’avec les cartes de carburant. Le collaborateur peut saisir le kilométrage via son application afin que celui-ci soit repris dans les rapports. » Oui, mais encore faut-il pousser les collaborateurs à le faire et pas seulement une à deux fois par an… Marc Demoulin d’ajouter : « Les véhicules électriques qui restent stationnés à la borne alors que la recharge est terminée entraînent parfois des coûts qui font exploser la note finale ! » En effet, de plus en plus de localisations facturent des coûts de stationnement si le VE bloque une place de recharge. La communication et l’éducation entre fleet manager et collaborateur reste donc bel et bien au cœur de nos métiers. Ce n’est pas Paul Hemelaer qui affirme le contraire : « L’intelligence artificielle a un bon rôle à jouer mais elle ne remplace certainement pas le fleet manager. Elle l’aide à identifier des problématiques, comment les solutionner et à être proactif. »

Un riche partage de connaissances entre les acteurs du secteur fleet reste donc plus que jamais d’actualité ! Voilà pourquoi, en 2026, link2fleet augmentera considérablement le nombre de webinaires et ce, pour répondre à une demande toujours plus grande de partage d’expertise…