Klein uitstel van de verplichte invoering van het mobiliteitsbudget: wat nu?

Wel dat hangt af van het doel dat je voor ogen had voor de invoering van het mobiliteitsbudget…

Eerder een verplichting?

Oef… je kan dit voorlopig van je urgent to-do lijstje schrappen…. en hopen dat op het moment de verplichte invoering wordt aangekondigd het geen overrompeling wordt… Ben je een eerder kleine KMO en denk je dat een mobiliteitsbudget geen voordeel kan zijn (wonen veel van je werknemers die een firmawagen hebben op minder dan 10 km?), dan zou je kunnen wachten en hopen dat in het wetsvoorstel een uitgestelde implementatie komt voor vb KMO’s met minder dan 50 werknemers…

Besteed echter wat tijd aan je HR in komende weken en breng middels wat gesprekken toch de wensen van je werknemers in kaart… een mobiliteitsbudget kan zeker de slogan, “lokaal werken” een boost geven…

Eerder een opportuniteit?

Zie je de invoering van een mobiliteitsbudget als een opportuniteit om in je omgeving een aantrekkelijke werkgever te worden? Terecht, immers persoonlijke mobiliteit wordt door 7 op de 10 werknemers aanzien als een belangrijk element in de job keuze.

Het uitstel van de verplichte invoering geeft je, indien nodig, wat meer tijd om de invoering van het mobiliteitsbudget, naast de verplichte formaliteiten, extra goed voor te bereiden.

De mobiliteitspolicy kan door de werkgever flexibel worden ingevoerd. Geef ik als werkgever de mogelijkheid om een (kleinere) elektrische wagen te kiezen in pijler 1? Of bied ik enkel multimodale mobiliteit aan in pijler 2? Wat voorzie ik, openbaar vervoer, fietsleasing, deelsystemen, etc… ? Sta ik het gebruik van pijler 2 toe voor huisvesting? In combinatie met thuiswerken? Voor iedereen?… Een reeks van vragen waarover moet worden nagedacht voor de invoering van het mobiliteitsbudget…

Nu je wat meer tijd hebt kan je dit, onder meer, baseren op de wensen van de werknemers door die in kaart te brengen middels een bevraging, mondeling of via een online survey. En, indien nog nodig, waarom niet bijkomend bevragen wat de werknemers als belemmeringen zien om elektrisch te rijden…. en zeker, hoe belangrijk ze vinden dat u deze persoonlijke mobiliteit als werkgever aanbiedt.

Deze laatste overweging kan dan weer uw TCO-strategie beïnvloeden. “Zeer belangrijk” stimuleert een eerder HR-focus met optimale maximale fiscale verloning en flexibele invulling van de mobiliteitspolicy. “Minder belangrijk” laat je toe een eerder beperkt mobiliteitsbudget in te voeren met vb enkel pijler 2 en 3 en een focus op administratieve vereenvoudiging voor een aantal aan mobiliteit gerelateerde vergoedingen.

Voor het mobiliteitsbudget, de TCO-berekening, kan je verschillende formules gebruiken. Een formule op basis van forfaitaire regels of op basis van werkelijke kosten. Voor beide mogelijkheden kan je je baseren op de individuele wagen die de werknemer inruilt voor een mobiliteitsbudget, een gemiddelde van de kosten van de wagens in een functiecategorie of referentiewagens voor een functiecategorie.

De formule op basis van werkelijke kosten vereist dat je een gemiddelde neemt over de laatste 4 jaren. Gezien de kostenstijgingen in die periode, zal dat gemiddelde niet de huidige TCO dekken.

Bijgevolg, heb je eerder een HR focus en wil je de voordelen maximaliseren, dan kan je best een forfaitaire formule gebruiken op basis van referentiewagens voor een functiecategorie (in overeenstemming met de car policy). De TCO van de referentiewagens zijn huidige bedragen en de forfaitaire formule houdt rekening met een ruime berekening van de brandstofkosten voor de werknemers die regelmatig thuiswerken.

Bent u als werkgever eerder gefocust op kostenbeheersing, dan kan u gebruik maken van de formule werkelijke kosten op basis van de individuele wagen (als ander uiterste). Dit vergt wat berekeningen en bij voorkeur een mobiliteitspolicy enkel voor gebruik van pijler 2 en 3, gezien voor een wagen in pijler 1 het budget vermoedelijk onvoldoende zal zijn om een (huidige) gelijkwaardige wagen te kiezen….

De mobiliteitspolicy borduurt verder op de car policy. Tijd om de car policy dus in overeenstemming te brengen met uw mobiliteitsbudget strategie, zeker wanneer u, zoals hierboven aangegeven, kiest voor de methode gebaseerd op referentiewagens.

Nog geen elektrische wagens in de car policy? Misschien tijd om uw aanbod hieromtrent op te nemen… vb inclusief thuislaadpaal of niet, op basis van TCO, op basis van referentiewagens….? En dit in overeenstemming met uw mobiliteitsbudget strategie.

Dit doet u dan best op korte termijn.

Het implementeren vraagt wat werk. Er is aanbod op de markt om u hier professioneel in te begeleiden.

U dient volledige transparantie te geven over een mobiliteitsbudget; wat is er gespendeerd, wat is nog over, … en u dient uiteraard het multimodale mobiliteitsgebruik te faciliteren.

Dit kan middels de diverse mobiliteitsplatformen op de markt. Deze bieden reeds een zeer matuur aanbod om de administratie te ontzorgen en het gebruik te faciliteren. De meeste platformen werken, voor de maandelijkse terugbetalingen, via sociale secretariaten; een beperkt aanbod verzorgt zelf deze terugbetalingen zonder noodzakelijke vermelding op de maandelijkse loonfiche en allen dienen uiteraard éénmaal per jaar de afrekeningen in pijler 3 via de loonfiche te laten lopen.

Ook hier kan u de geboden extra tijd gebruiken om de voordelen van elke aanbieder in kaart te brengen.

Het invoeren van een mobiliteitsbudget zal een positieve stimulans zijn voor uw HR-beleid. Een goede communicatie en vooral het managen van verwachtingen zal deze positieve boodschap kunnen vergroten.

Het “change management” start reeds bij de bevraging, mondeling of online…. Het kennen van uw werknemers is een cruciale stap in het succes van de invoering van het mobiliteitsbudget. Dit combineren met de waarden en de globale strategie van uw onderneming leidt tot een optimale invoering van het mobiliteitsbudget….

De extra tijd kan u dus nuttig gebruiken!

Bart Vanham – Helper om u de beste werkgever te maken middels een flexibel mobiliteitsbeleid!