Meten helpt om de juiste beslissingen te nemen (herbekijk ons webinar!)

Voor wie ons laatste webinar van 2025 niet kon bijwonen, volgt hier een korte samenvatting. En als u er wel bij was, vindt u hier de belangrijkste punten.

Om de ‘theoretische’ basis voor reporting te leggen, hebben we Nicolas Verstraete, medeoprichter van Next Mobility, uitgenodigd. Een goede gelegenheid om ons af te vragen: ‘Waarom rapporteren?’ Voornamelijk om vier redenen:

1. Prestaties meten (kosten, verbruik, CO₂, tevredenheid).
2. Afwijkingen detecteren (aantal kilometers, onderhoud, rijgedrag, contract) en ze oplossen.
3. Veranderingen sturen (mobiliteitsbudget, elektrificatie, (e-)car policy).
4. Communiceren door alle actoren op één lijn te brengen met een gemeenschappelijke interpretatie.

Vervolgens zijn er vier soorten of, beter gezegd, vier frequenties van reporting:

A. Maandelijks, om dagdagelijks snel en concreet te kunnen handelen (operationeel rapport).

B. Trimesterieel, om de naleving van het budget te controleren en afwijkingen toe te lichten (financieel rapport).

C. Halfjaarlijks om de algemene prestaties en de vooruitgang op het gebied van MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen) te evalueren. Hier hebben we het over een strategisch rapport.

D. Ad hoc, per project, om nieuwe systemen te sturen en aan te passen.

Deze frequentie varieert uiteraard naargelang van uw behoeften en de maturiteit van het bedrijf. In elk geval primeert de kwaliteit van de reporting altijd op de kwantiteit. Maar tijdens de laatste live-enquêtes die werden gehouden tijdens het link2fleet-webinar van november vorig jaar, hebben we vastgesteld dat 32,4% van de wagenparkbeheerders alleen op verzoek van het management rapportages opstelt. Zoals Nicolas Verstraete uitlegde: “Dit cijfer is niet te verwaarlozen, temeer omdat 27% van hen een wagenpark van meer dan 500 voertuigen beheert! ” Uit een enquête onder ons Franstalige publiek tijdens dit webinar over rapportage bleek dat 36% van de fleet & mobility managers alleen op verzoek van het management rapporteert, tegenover 28% van het Nederlandstalige publiek.

Goed rapporteren betekent vooral rapporteren in functie van het publiek waarop men zich richt. “Een dashboard voor de fleetmanager zal niet hetzelfde zijn als dat voor de CFO of voor HR”, aldus de medeoprichter van Next Mobility. Dat brengt ons bij de “Do’s and don’ts” van rapporteren.

Te doen:

+ Pas de inhoud aan aan de doelgroep/het publiek.

+ Automatiseer gegevens en maak ze betrouwbaarder.

+ Denk visueel: een goede grafiek zegt meer dan duizend woorden.

+ Denk in termen van ‘acties’: rapportage moet leiden tot beslissingen.

Te vermijden:

• Het publiek overspoelen met te veel cijfers.
• Eén enkele rapportage maken, ongeacht het publiek; elk publiek heeft andere behoeften!
• Reporting zonder achterliggende actie.
• De context van de rapportage, eventuele afwijkingen enz. negeren.

Na de theorie was het tijd voor de praktijk, met Paul Hemelaer, Head of Utility Fleet bij Equans, die samen met zijn collega Jocelyn Beghin de link2fleet Safety Awards 2025 in ontvangst mocht nemen, ex aequo met Nestlé.

Met een wagenpark van 3.150 personenwagens, 2.894 bestelwagens, 1.867 fietsen en zelfs 720 bussen is een goede rapportage echt ‘cruciaal’ voor Equans. “Het is ook essentieel om ons wagenparkbeleid te kunnen meten”, legt Paul Hemelaer uit. Uiteraard heeft reporting een impact op het verlagen (of beheersen) van de kosten. Hij licht toe: “Met telematica aan boord van voertuigen zijn er veel mogelijkheden. Het hangt allemaal af van de gegevens die we willen hebben, maar we kunnen bijvoorbeeld plotselinge versnellingen en remmanoeuvres registreren en vervolgens actie ondernemen tegen de betrokken bestuurder(s) om het risico op ongevallen te verminderen. We kunnen ook detecteren wanneer verbrandingsmotoren zonder reden blijven draaien en vervolgens maatregelen nemen om de schadelijke uitstoot en onze brandstofkosten te verminderen.”

Reporting, voornamelijk (maar niet uitsluitend) over CO₂-uitstoot, wordt steeds belangrijker met de evolutie van de Europese wetgeving. Grote bedrijven en kmo’s moeten namelijk gedetailleerder verslag uitbrengen aan Europa over hun praktijken op het gebied van duurzaamheid, koolstofbalans en ESG (Environment, Social & Governance). De richtlijn die dit voorschrijft, heet CSRD, wat staat voor Corporate Sustainability Reporting Directive. Wagenparkbeheerders en mobiliteitsmanagers hebben rechtstreeks te maken met deze CSRD. Op welke manier? Omdat de door de EU opgelegde “reporting” verschillende “scopes” met betrekking tot broeikasgassen moet omvatten. Daaronder vallen de directe emissies van het bedrijf (Scope 1), waaronder bedrijfsvoertuigen vallen. Ook het transport van goederen naar en van het bedrijf (Scope 3) kan betrekking hebben op het wagenpark.

Tijdens ons webinar hebben DKV Mobility, Alphabet en Luminus hun verschillende rapportagetools voorgesteld. Al deze tools maken een daling van het verbruik (emissies) mogelijk, een vermindering van de kosten, een beter gebruik door de medewerkers en vooral een besparing van administratieve tijd.

Maar zoals Yannick Bostvironois, Customer Development Manager bij Alphabet, en Marc Demoulin, Managing Director Benelux bij Fleets International Enterprises, hebben aangegeven, zijn er nog enkele uitdagingen, met name op het gebied van elektrische voertuigen en het gedrag van hun gebruikers.

Yannick Bostvironois: “Een van de uitdagingen bij het rapporteren over elektrische wagenparken is bijvoorbeeld het integreren van het aantal kilometers dat deze voertuigen bij elke oplaadbeurt afleggen. Dat gebeurt op een iets andere manier dan bij tankkaarten. De medewerker kan het aantal kilometers via zijn app invoeren, zodat dit in de rapporten wordt opgenomen.” Ja, maar dan moeten de medewerkers nog altijd worden aangemoedigd om dit te doen, en niet slechts één of twee keer per jaar… Marc Demoulin voegt hieraan toe: ”Elektrische voertuigen die aan de laadpaal blijven staan terwijl het laden is voltooid, leiden soms tot kosten die de eindafrekening de hoogte in jagen!” Steeds meer locaties brengen namelijk parkeerkosten in rekening als een EV een laadplaats blokkeert. Communicatie en voorlichting tussen fleetmanager en medewerker blijven dus centraal staan in ons vak. Paul Hemelaer beaamt dit: “Kunstmatige intelligentie heeft een belangrijke rol te spelen, maar kan de fleetmanager zeker niet vervangen. Het helpt hem om problemen te identificeren, oplossingen te vinden en proactief te zijn.”

Een rijke uitwisseling van kennis tussen de spelers in de fleetsector blijft dus meer dan ooit actueel! Daarom zal link2fleet in 2026 het aantal webinars aanzienlijk uitbreiden om tegemoet te komen aan de steeds grotere vraag naar kennisuitwisseling…