Mobiliteitsbudget: Alles wat u moet weten om het goed te implementeren

Voordat we verder ingaan op dit onderwerp, eerst even een korte samenvatting: het federale mobiliteitsbudget helpt bedrijven en werknemers hun mobiliteit slimmer, duurzamer en flexibeler te maken. Het doel is om files te verminderen door het gebruik van openbaar vervoer, fietsen of dicht bij het werk wonen te stimuleren. Elke duurzame verplaatsing telt als ze de uitstoot van CO₂ en fijnstof vermindert of het gebruik van lichte voertuigen en gedeelde mobiliteitsoplossingen aanmoedigt. Het mobiliteitsbudget biedt een grote keuzevrijheid: binnen het kader van de wet en het mobiliteitsbeleid van de werkgever beslist de werknemer zelf hoe hij zich verplaatst, door zijn bedrijfswagen te vervangen door een reeks mobiliteitsopties – eigen of gedeelde auto, huurwagen, openbaar vervoer of een combinatie van verschillende oplossingen. Het budget dat voor deze mobiliteit wordt toegekend, komt overeen met de kosten voor de werkgever van de bedrijfswagen waarop de werknemer recht heeft, waardoor het systeem neutraal is voor de werkgever. In de praktijk variëren deze budgetten tussen 700 en 1.400 euro per maand.

De werkgever heeft dus de mogelijkheid om een kader te definiëren dat zijn administratieve last vermindert en zijn organisatie en budgetten respecteert.

Dit wettelijk kader vereenvoudigt de administratie aanzienlijk en maakt gestandaardiseerde en goedkopere oplossingen mogelijk. Het is ook fiscaal aantrekkelijk: de uitgaven van pijler 2 – gewijd aan alternatieve mobiliteit – zijn 100% vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen, wat een verantwoordelijker mobiliteitsgedrag aanmoedigt. Het doel is duidelijk: deze alternatieven interessanter maken dan de bedrijfswagen, zonder aan comfort in te boeten. Het mobiliteitsbudget creëert zo een vervoerscultuur die gebaseerd is op duurzaamheid, vrijheid en eenvoud, wat gunstig is voor werknemers, werkgevers en de samenleving.

PIJLER 1: een zero emission-bedrijfswagen die goedkoper is dan het aan de werknemer toegekende budget

Om het beheer te vereenvoudigen kan de werkgever zijn lijst met voertuigcategorieën behouden, op voorwaarde dat deze allemaal 100% CO₂-neutraal zijn. De werknemer die een auto wenst in het kader van zijn mobiliteitsbudget, kiest een categorie lager dan die waarop hij normaal recht heeft. De gerealiseerde besparing kan dan worden gebruikt in pijler 2 en/of 3. Hij kan er ook voor kiezen om volledig af te zien van de bedrijfswagen.

PIJLER 2 :  100% belastingvrije mobiliteit zonder sociale bijdragen

Deze pijler omvat:

1. Alle openbaar en gedeeld vervoer in de 30 landen van de Europese Economische Ruimte (behalve luchtvervoer).

Opgelet: Noord-Ierland en Zwitserland maken hier geen deel van uit. Vervoersbewijzen gekocht voor familie en vrienden worden toegestaan. Voor abonnementen worden alleen personen uit het gezin geaccepteerd.

• NMBS, bus, trams, metro
• taxi’s, deelauto’s en fiets
• busboten, ferry’s
• huurauto’s op vakantie (ook mobilhomes)
• openbare kabelbanen
• carpooling (bv. BlaBlaCar)
• huur van een verhuiswagen of een ceremoniewagen
•  internationale treintickets (Eurostar, TGV, ICE, enz.), maar geen vliegtickets.

2. Lichte voertuigen

Elektrische fietsen, steps, monowheels, lichte quads en microauto’s zoals: Citroën Ami, Renault Twizy, Microlino… tot een elektrische Harley-Davidson.

Zijn inbegrepen:

• opties van het voertuig
• verzekeringen
• bijstand
• onderhoud
• veiligheidsuitrusting (bv. textieljas met fluorescerende of reflecterende elementen)

3. Terugbetaling van verblijfskosten

Voor werknemers die op minder dan 10 km in vogelvlucht van hun hoofdwerkplek wonen.

Het gaat om :

• het huurcontract, of

• de hypothecaire lening voor de effectieve verblijfplaats.

Als de naam van de werknemer niet op het huurcontract staat, kan hij medeondertekenaar worden. In het geval van een hypothecaire lening die niet door hem is ondertekend, kan hij een huurovereenkomst met de eigenaar sluiten.

Belangrijk :

• De huurovereenkomst sluit individuele kosten uit, maar omvat gemeenschappelijke kosten.
• De hypothecaire lening dekt uitsluitend de hoofdsom en de rente.
• Contracten voor gemengd gebruik (professioneel/priv.) moeten worden gecorrigeerd om het professionele deel uit te sluiten.
• Als een ander lid van het huishouden al een terugbetaling ontvangt via zijn eigen mobiliteitsbudget, moet deze worden uitgesloten.

PIJLER 3 : het jaarlijkse saldo dat contant word uitbetaald

Het saldo dat op 31 december niet werd besteed, wordt contant uitbetaald in de payroll van januari, met een sociale bijdrage van 38,07%.

De invoering van het mobiliteitsbudget is een strategische stap voor uw bedrijf: het combineert duurzaamheid met fiscale voordelen, vrijheid voor werknemers en administratieve vereenvoudiging. Om van deze overgang een succes te maken, is kiezen voor de juiste partner van cruciaal belang.

1. Technische en juridique expertise

Vergewis u ervan dat uw partner de federale wetgeving perfect beheerst: de drie pijlers, de drempels, de RSZregels, de neutraliteit van de werkgever en alle fiscale en sociale implicaties. Vraag naar referenties of concrete voorbeelden: een goede partner heeft al tal van bedrijven begeleid tot een volledige operationele implementatie. Dankzij zijn ervaring zal hij u originele oplossingen voorstellen die zijn aangepast aan uw situatie.

2. Gepersonaliseerde aanpak

Elk bedrijf is uniek: omvang, sector, wagenpark, interne cultuur, profiel van de medewerkers. De partner moet een aanpak op maat bieden, en geen gestandaardiseerd model. Hij moet in staat zijn om de TCO (total cost of ownership) te herberekenen, een echt neutraal budget voor de werkgever te definiëren en u te begeleiden bij het opstellen van uw mobility policy (bedrijfswagen, mobiliteitsbudget, aanvullende clausules, interne procedures).

3. Digitalisering en administratieve vereenvoudiging

Het verminderen van de administratieve last is essentieel. Een goede partner moet eenvoudige en betrouwbare digitale tools aanbieden voor het beheer van het budget, het opvolgen van de uitgaven, de interne communicatie en de aangiften bij de RSZ. Vraag een demonstratie van het platform en een overzicht van de workflow: keuze van de werknemer, beheer van de 3 pijlers, terugbetaling van pijler 2 en betaling van het saldo van pijler 3.

4. Integratie in een volledig ecosysteem

Het mobiliteitsbudget is niet alleen bedoeld om de bedrijfswagen te vervangen: het omvat alle vormen van mobiliteit (openbaar vervoer, fiets, leasing, carpooling, huisvesting, enz.). De partner moet u kunnen verbinden met een compleet ecosysteem: leasing, laadpalen, wagenparkbeheer, apps, extern administratief beheer, enz. Dit vergroot de mogelijkheden voor werknemers en maakt het mobiliteitspakket aantrekkelijker.

5. Neutraliteit voor de werkgever & aantrekkelijkheid voor de werknemer

De partner moet duidelijk aantonen dat het aanbod budgetneutraal is voor de werkgever: het budget moet overeenkomen met de werkgeverskost van het vervangen voertuig, waarbij belangenconflicten in verband met privé- en zakelijke verplaatsingen moeten worden vermeden. Hij moet ook helpen bij het structureren van uw interne communicatie om het aanbod duidelijk, eenvoudig en aantrekkelijk te maken voor de medewerkers.

6. Te voorziene tijd

Een ervaren consultant zal tussen de 4 en 16 uur besteden aan het begeleiden van de implementatie van het mobiliteitsbudget. Reken op ongeveer een week interne werktijd voor het nemen van beslissingen, het maken van TCO-keuzes, het afronden van de door de consultant aangeleverde teksten en de interne aankondiging.

Snelle checklist

✓ De consultancypartner beheerst de wetgeving en de TCO-berekening

✓ Hij biedt een echt op maat gemaakte aanpak

✓ Hij biedt efficiënte digitale tools en vereenvoudigt de administratie

✓ Hij verbindt uw bedrijf met een compleet mobiliteitsecosysteem

✓ Hij garandeert neutraliteit voor de werkgever en aantrekkelijkheid voor de werknemer

✓ Hij biedt opvolging en rapportage na implementatie

✓ De operationele partner is financieel stabiel en erkend als een van de marktleiders op het gebied van continu mobiliteitsbeheer

Door deze criteria in acht te nemen, kiest u voor een partner die van het mobiliteitsbudget een krachtige strategische hefboom kan maken, en niet alleen een wettelijke verplichting.

Het mobiliteitsbudget gaat een nieuwe beslissende fase in. Vanaf 2026 zullen bedrijven wettelijk verplicht zijn om het mobiliteitsbudget aan te bieden als alternatief voor de bedrijfswagen – een belangrijke mijlpaal voor duurzame mobiliteit in België.

2026 : start van de verplichting

De officiële publicatie van het nieuwe wettelijke kader wordt verwacht tegen het einde van het eerste trimester van 2026. Hierdoor zal het huidige percentage van bedrijven die het gebruiken (ongeveer 5%), stijgen tot 100%: het gaat om meer dan 50.000 bedrijven. Bedrijven krijgen na de publicatie een jaar de tijd om de regeling in te voeren.

Kleine bedrijven zullen wellicht extra tijd krijgen om een realistische overgang te garanderen. Overigens zou het mogelijk kunnen worden om voor bepaalde categorieën personeel een bedrijfswagen in pijler 1 te belasten. Op dit moment zijn er geen andere belangrijke wijzigingen gepland.

2026-2027 : un cadre légal renforcé

Het doel van deze periode is het verbeteren van het bestaande kader door:

• de complexiteit te verminderen,
• processen te standaardiseren volgens de best practices,
• het systeem beter af te stemmen op zijn doelstellingen: afstand tussen woon- en werkplaats, percentage telewerken, actieve en gedeelde mobiliteit, openbaar vervoer…

Later: een mobiliteitsbudget voor iedereen

Op langere termijn worden verschillende pistes genoemd:

• de invoering van een minimumbudget voor mobiliteit voor alle werknemers (ongeveer 260 euro),
• de integratie van alle professionele mobiliteit in ..n enkel wettelijk kader.

Een model dat de norm zal worden

Met een algemene verplichting, een vereenvoudiging van het systeem en een sterkere afstemming op de milieudoelstellingen, staat het mobiliteitsbudget op het punt om de toekomstige norm te worden op het gebied van professionele mobiliteit. Een eenvoudiger, duurzamer en rechtvaardiger systeem – voor werknemers, bedrijven en de samenleving.

Thierry Devresse, MMBB

Met de invoering van deze nieuwe wet hebben bedrijven veel behoefte aan informatie over het mobiliteitsbudget. Als platform nummer 1 voor communicatie over professionele mobiliteit begeleidt link2fleet u het hele jaar door, met in elk van onze magazines een speciaal dossier over een specifiek aspect van het mobiliteitsbudget. Zo bent u tegen het einde van het jaar ook een expert op dit gebied. Mis ons eerste dossier niet, dat verschijnt in ons nummer van maart