Vlootbeheer in een complex tijdperk: de sleutelrol van de fleetpartner

Want het beroep is ingrijpend veranderd. Zoals Traxall Belgium het samenvat: “Wagenparkbeheer is niet langer alleen het bestellen van voertuigen en het opvolgen van contracten. Tegenwoordig moet je rekening houden met belastingen, elektrificatie, laadoplossingen, budgetten en de verwachtingen van medewerkers. Dit alles wordt te complex om ‘naast’ andere verantwoordelijkheden te beheren.” De rol van de consultant is juist om structuur en samenhang te brengen, zodat bedrijven weloverwogen keuzes kunnen maken in plaats van voortdurend beslissingen te corrigeren die in allerijl zijn genomen. Hij beheert ook “de dagelijkse opvolging van dossiers, de interacties met leveranciers, de kostenoptimalisatie, het uitstippelen van een wagenparkstrategie, de contacten en interacties met de chauffeurs”, voegt IOwnFleet toe.

Deze complexiteit is vooral duidelijk in België, waar de autofiscaliteit snel verandert. Aftrekbaarheid op basis van uitstoot, versnelde elektrificatie van wagenparken, hervorming van de voordelen van alle aard, integratie van het mobiliteitsbudget…: al die factoren maken elke beslissing potentieel ingrijpend. “Het grootste risico voor bedrijven die hun wagenpark zonder gespecialiseerde begeleiding beheren, is dat ze hun beslissingen baseren op veronderstellingen die niet langer geldig zijn”, benadrukt Traxall. Wat een jaar geleden relevant leek, kan vandaag een kostbare fout blijken te zijn, zowel op financieel als op operationeel vlak.

De elektrificatie van wagenparken illustreert dit fenomeen perfect. Veel bedrijven denken nog steeds dat de overstap naar elektrisch rijden zich beperkt tot het kiezen van het juiste voertuig. In werkelijkheid liggen de uitdagingen echter elders. “De aspecten die het vaakst worden onderschat, hebben betrekking op de manier waarop medewerkers hun voertuig opladen, het beheer van de laadkosten, de regels in de car policy en de communicatie over deze veranderingen”, legt Traxall Belgium uit. Zonder een duidelijk kader is het risico dubbel: frustratie bij de bestuurders en verlies van controle over de kosten, met name in verband met openbaar laden.

In een context van toenemende budgettaire druk staat het beheersen van de Total Cost of Ownership (TCO) meer dan ooit centraal in de aandacht van financiële directies. Ook hier gaat de rol van de fleetconsultant veel verder dan alleen een theoretische berekening. “Een goede TCO moet kloppen in de praktijk, niet alleen in een Excel-tabel”, benadrukt Traxall. Concreet betekent dit dat er structurele keuzes moeten worden gemaakt: een strategie met meerdere leveranciers om afhankelijkheid te voorkomen, een coherente aanpak van leasing, laden en laadkaarten, maar ook een voortdurende bewustmaking van bestuurders over hun laadgedrag. Dankzij monitoring en analysetools kunnen afwijkingen tijdig worden opgespoord en gecorrigeerd, waardoor de kosten voorspelbaar blijven, zelfs in een onstabiele omgeving.

Toegang tot betrouwbare benchmarks is een andere belangrijke hefboom voor toegevoegde waarde. Door uw wagenpark te vergelijken met dat van vergelijkbare organisaties kunt u afstand nemen en objectieve beslissingen nemen. “Benchmarks bieden een referentiekader: ze laten zien of de kosten, keuzes en het wagenparkbeleid in overeenstemming zijn met de markt”, aldus Traxall Belgium. De kracht van dit type analyse ligt in de realiteitszin ervan: met meer dan 23.000 beheerde voertuigen in België zijn de vergelijkingen gebaseerd op concrete gegevens uit de praktijk en niet op theoretische modellen. Een waardevolle troef om interne discussies te voeden en beslissingen te nemen op basis van feiten in plaats van intuïtie.

Deze evolutie in fleetmanagement verandert ook de rol van de fleetmanager zelf. Die neemt steeds minder operationele taken op zich en krijgt steeds meer een strategische functie, in nauwe samenwerking met de afdelingen HR, Finance en Facility. “Minder crisisbeheer, meer structurele beslissingen”, vat Traxall samen. Maar deze toename gaat ook gepaard met een grotere complexiteit, waardoor externe ondersteuning onmisbaar is om een totaaloverzicht te behouden, de continuïteit te waarborgen en op lange termijn koers te houden.

Zoals Traxall Belgium benadrukt, steunt een efficiënt wagenparkbeheer vandaag op drie pijlers: kennis, tools en mensen. Kennis van fiscale regels, markttrends en elektrificatie. Software die gegevens kan centraliseren en analyseren. En ten slotte teams die zowel de bestuurders in hun dagelijkse werkzaamheden als het management bij zijn strategische keuzes begeleiden. Juist deze combinatie maakt van de fleetconsultant en het fleetmanagementbedrijf niet langer een eenvoudige dienstverlener, maar een echte transformatiepartner.

Afhankelijk van de omvang van het wagenpark en de situatie van het bedrijf is het echter niet altijd nodig om alle taken uit te besteden. Zoals Moovee benadrukt: “Afhankelijk van de behoeften van de klant kunnen we verschillende soorten oplossingen bieden, gaande van gedeeltelijke uitbesteding tot volledige uitbesteding van het wagenparkbeheer. Het kan bijvoorbeeld gaan om het uitbesteden van alleen de administratieve taken, of juist het operationele deel, of zelfs alleen het beheer van alternatieve mobiliteit en het mobiliteitsbudget. Sommige bedrijven hebben eerder behoefte aan incidentele hulp, bijvoorbeeld bij het bijwerken van hun carpolicy of hun shortlist. Uiteindelijk is het een beetje een “à la carte”-oplossing.

In een snel veranderende Belgische omgeving blijft het mogelijk om uw wagenpark zonder externe ondersteuning te beheren. Maar naarmate de uitdagingen toenemen, wordt dit een steeds riskantere gok. Vandaag de dag betekent het inschakelen van een fleetpartner vooral dat u uzelf de middelen verschaft om de juiste beslissingen te nemen, op een duurzame manier en met volledige controle.