Waarom TCO van uw vloot dit jaar nog op uw prioriteitenlijst moet staan….
Het einde van het jaar nadert. Tijd om de kosten onder de loep te nemen, budgetten 2026 te bepalen en te definiëren waar actie vereist is. De kosten van firmawagens volgen meestal vlak na de personeelskosten als een belangrijke post in de resultatenrekening. Niet zelden verzanden kosten die verband houden met de firmawagens elders in de resultatenrekening en dit leidt niet tot transparantie. Nochtans kan een goed beleid worden opgezet door middel van het meten van de TCO. De Total Cost of Ownership, de kosten die een firmawagen over de gebruiksduur aan directe en indirecte kosten aan de firma kost.
TCO base-line
Met de nakende verplichte invoering van het Mobiliteitsbudget is het nu meer dan ooit deze oefening te maken. Immers u zal in 2026 verplicht een Mobiliteitsbudget moeten invoeren en in het kader hiervan een aantal belangrijke strategische vragen dienen te beantwoorden.
De TCO zal in eerste instantie inzicht geven in de werkelijke kost van uw vloot/mobiliteit. De oefening op zich, data verzamelen, data-kwaliteit beoordelen, besluiten trekken, geeft reeds inzichten in het proces en al dan niet aanwezige transparantie.
TCO analyse
Eens de base-line gevormd, kunnen we analyseren wat de toekomst brengt in termen van trends, extra belastingen, duurdere energie en mogelijke kostenbesparingen middels acties voor sommige componenten. Dit geeft je inzichten in mogelijke prioriteiten en te maken strategische keuzes… Heb je historische data kan je tevens trendlijnen van de TCO-elementen van de vloot van de onderneming in kaart brengen…. Erg nuttig om hier transparantie te krijgen….
TCO en mobiliteitsbudget
Echter voor 2025 en begin 2026 zal het in kaart brengen van de TCO van uw vloot een noodzaak zijn om uw strategie te bepalen voor de invoering van het Mobiliteitsbudget. Immers het Mobiliteitsbudget is gebaseerd op de TCO. Er zijn echter verschillende mogelijkheden om op basis van TCO het mobiliteitsbudget te bepalen…..
Er zijn formules op basis van werkelijke kosten voor lease en aankoop en er zijn forfaitaire formules voor lease en aankoop. Bovendien kan u ieder van deze formules toepassen op basis van de individuele wagen die wordt ingeruild voor een mobiliteitsbudget of u kan gebruik maken van gemiddelden per functiecategorie of u kan gebruik maken van een referentiewagen of referentiewagens per functiecategorie.
Afhankelijk van de keuze dient u bovendien al dan niet de gemiddelden van de kosten, onderdeel van de TCO, over 3 of 4 jaren te berekenen.
De keuze in deze formules wordt in principe gestuurd door enerzijds uw wijze van financiering van uw vloot, aankoop/financiering (en financiële leasing) of (operationele) leasing, anderzijds door uw TCO-strategie….
Jawel uw TCO-strategie
De keuze tussen de formule op basis van werkelijke kosten of de forfaitaire formule, individueel, gemiddelden of met referentiewagens bepaalt immers de “kost” van uw Mobiliteitsbudget en dus TCO van uw vloot/mobiliteit.
Wenst uw onderneming dat de TCO niet hoger wordt, of mag dit zelfs wat lager? Wenst uw onderneming de TCO/mobiliteitsbudget laten meegroeien met stijgende kosten? Wenst u het afrekenen van de wagenkosten in het mobiliteitsbudget jaarlijks te moeten afrekenen individueel? Kan u het mobiliteitsbudget combineren met andere reeds bestaande vergoedingen? Welke vergoedingen en moeten deze aan de TCO te worden toegevoegd? Hoe gaat u de kosten van uw mobiliteitsbudget in kaart brengen en jaarlijks opvolgen?
Allemaal vragen waar u zich asap dient op voor te bereiden rekening houdende met jullie huidige situatie, aanwezige car, fiets, openbaar vervoer, thuiswerk policies….en strategische financiële en HR-keuzes.
Hoe start u hiermee?
Verzamel de nodige data. In geval van leasing zal uw leasepartner(s) kunnen helpen. Verder zal u even in de boekhouding moeten duiken voor een overzicht van bepaalde vergoedingen, vb fietsvergoeding, parking, …. Een aantal policies verzamelen en dan de TCO berekenen op basis van de bovenvermelde mogelijkheden.
De juiste TCO gebruiken als basis voor het mobiliteitsbudget gebaseerd op de strategische keuzes van uw onderneming.
Geen tijd, een gids nodig tijdens de oefening….? Aarzel niet ons te contacteren…
Bart Vanham
Booster van uw project!
Bart Vanham heeft jarenlange ervaring in de fleet en automotive industrie. Eerst als coordinator van een automotive netwerk binnen PWC, adviserend gedurende 16 jaren aan autofabrikanten en leasemaatschappijen. Nadien als ondernemer evoluerend naar een TCO specialist en gefocused op optimalisaties van TCO en veranderingstrajecten binnen fleet en algemeen mobiliteit. Inmiddels ervaren hulpje bij de implementatie van een mobiliteitsbudget.
