Het nieuwe Belgische wegenvignet: de prijs is niet de grootste uitdaging…
Wanneer ons land in mei 2027 het nieuwe digitale wegenvignet voor lichte voertuigen invoert, zal de jaarlijkse kostprijs van ongeveer 100 euro voor de meeste voertuigen wellicht niet meteen een probleem vormen voor wagenparkbeheerders. De administratie, zeker voor organisaties die tientallen, honderden of zelfs duizenden voertuigen beheren, wordt een ander paar mouwen.
Op papier lijkt het nieuwe systeem eenvoudig: een digitaal vignet dat aan de nummerplaat van het voertuig wordt gekoppeld. In de praktijk zullen wagenparkbeheerders echter opnieuw een extra verplichting moeten inpassen in een operationele omgeving die nu al complex genoeg is.
Een van de grootste vraagtekens is hoe grote wagenparken het nieuwe systeem in de praktijk zullen beheren. Op het moment van schrijven is er nog geen bevestiging van een API voor wagenparken, een portaal voor bulkaankopen of een geautomatiseerde interface voor wagenparkbeheer. Als die mogelijkheden bij de lancering niet beschikbaar zijn, dreigen veel organisaties voertuigen één voor één te moeten registreren, vervaldata handmatig bij te houden en telkens wanneer voertuigen in gebruik worden genomen of vervangen, te moeten controleren of het juiste vignet eraan gekoppeld is.
Voor gemengde wagenparken wordt het nog complexer. Veel bedrijven beschikken zowel over lichte bedrijfsvoertuigen als over zware vrachtwagens. Vanaf 2027 zullen zij twee verschillende systemen voor wegheffingen naast elkaar moeten beheren: het nieuwe vignet voor voertuigen tot 3,5 ton, terwijl zwaardere voertuigen onder het bestaande Belgische systeem van kilometerheffing blijven vallen. Elk systeem heeft zijn eigen regels, administratie en verplichtingen.
Typisch Belgische complexiteit
Het vignet vervangt bovendien de bestaande milieuregels niet. De lage-emissiezones (LEZ) in steden als Brussel, Antwerpen en Gent blijven onafhankelijk van het nieuwe systeem bestaan. Een voertuig kan dus over een geldig wegenvignet beschikken en toch een bepaalde stad niet binnen mogen omdat het niet aan de lokale emissienormen voldoet. Voor wagenparkbeheerders betekent dat opnieuw een extra verplichting die ze moeten opvolgen, naast de verkeersbelasting, wegheffingen en milieubeperkingen.
Ook internationale wagenparken mogen er niet van uitgaan dat dit uitsluitend een Belgische aangelegenheid is. Het nieuwe vignet zal eveneens gelden voor voertuigen met een buitenlandse nummerplaat die gebruikmaken van de Belgische wegen. Bedrijven uit onze buurlanden waarvan servicetechnici, verkoopteams of bestelwagens regelmatig de Belgische grens oversteken, zullen ervoor moeten zorgen dat die voertuigen in orde zijn vóór ze het land binnenrijden. Voor veel internationale organisaties wordt België daarmee nog een land met een eigen systeem voor wegheffingen en bijbehorende verplichtingen.
Tijd om je voor te bereiden
Het goede nieuws is dat er nog tijd is om voorbereidingen te treffen voordat de verkoop naar verwachting in maart 2027 van start gaat. Wagenparkbeheerders kunnen nu al in kaart brengen welke voertuigen onder de regeling zullen vallen, controleren of registratiegegevens, voertuiggewichten en emissieklassen correct zijn en nagaan hoe vaak afzonderlijke voertuigen in België rijden. Vooral voertuigen met een buitenlandse nummerplaat die regelmatig naar België komen, verdienen extra aandacht: ook zij vallen onder de regeling, maar worden gemakkelijk over het hoofd gezien.
Organisaties met gemengde wagenparken doen er ook goed aan na te gaan wie intern verantwoordelijk is voor het vignet, de kilometerheffing en de naleving van de LEZ-regels. Eén geïntegreerde aanpak is veel efficiënter dan elke verplichting afzonderlijk te beheren.
De vernieuwing van het vignet moet in elk geval worden opgenomen in het proces voor het in- en uitdienstnemen van voertuigen. Wijzigingen van nummerplaten en het inleveren van leasewagens zijn immers momenten waarop gemakkelijk hiaten kunnen ontstaan. En ten slotte: ga er niet van uit dat die API of een portaal voor bulkaankopen bij de lancering wél meteen beschikbaar zal zijn. Bereid je voor op een handmatig proces en beschouw automatisering als een extra voordeel als die mogelijkheid er uiteindelijk komt.
Hoe het aankoopproces er uiteindelijk ook zal uitzien, organisaties die over correcte voertuiggegevens beschikken en duidelijk hebben vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de naleving van de verschillende regels, zullen veel beter voorbereid zijn wanneer het nieuwe systeem van start gaat dan bedrijven die wachten tot de eerste verkoopperiode begint.
Door Ralf Urlings, Senior Sales Executive EMEA bij Geotab
