e-car-policy : les points clés pour réussir sa transition sans se tromper

La mobilité professionnelle vit une révolution silencieuse… mais bien réelle. En Belgique, les règles fiscales changent, les entreprises s’adaptent, et les conducteurs redéfinissent leurs attentes. Résultat : la car-policy, souvent perçue comme un document administratif poussiéreux, devient aujourd’hui un véritable outil stratégique. Une boussole indispensable pour guider votre flotte vers un avenir électrique, plus intelligent et mieux maîtrisé.

Chez link2fleet, on observe depuis plusieurs années une tendance claire : la transition vers des flottes 100% électriques ne se fait pas en improvisant. Elle se gagne avec une car-policy solide, structurée, et parfaitement alignée sur les réalités fiscales, techniques et humaines du terrain.

Le cadre fiscal belge ne laisse plus planer aucun doute : les véhicules thermiques sont voués à disparaître des flottes. À partir de cette année, seuls les modèles 100 % électriques immatriculés au nom d’une entreprise bénéficient encore d’une déductibilité fiscale.

Autrement dit : continuer avec une car-policy “à l’ancienne”, c’est condamner votre TCO (Total Cost of Ownership) à exploser. À l’inverse, une politique bien adaptée vous permet d’anticiper, de maîtriser vos coûts et de sécuriser votre stratégie de mobilité pour les dix prochaines années. Car au-delà de la fiscalité, c’est tout un modèle économique qui bascule lorsque vous optez pour des modèles 100% électriques : moins d’entretien, une énergie plus abordable, des cotisations CO₂ planchées, des taxes de mise en circulation et de roulage réduites… l’électrique est devenu une évidence financière avant même d’être une évidence écologique.

Il n’y a pas que l’entreprise qui fera des économies en optant pour des véhicules 100% électriques. Les employés aussi y verront des avantages financiers.

L’ATN (Avantage de Toute Nature) – autrement dit l’avantage imposable pour l’employé qui utilise une voiture de société à des fins privées – est plus faible pour les véhicules électriques. Car cet avantage est calculé sur base du taux d’émissions de CO2 du véhicule, qui est donc nul pour un véhicule 100% électrique.

S’il est un indicateur qui doit guider votre car-policy, c’est bien le TCO. On le répète souvent chez link2fleet : comparer des véhicules sur leur seul prix catalogue n’a plus aucun sens à l’heure actuelle. Une voiture électrique peut certes coûter plus cher à l’achat, mais cette différence s’amenuise, voire s’inverse, sur la durée.

Le TCO remet tout à plat : fiscalité, énergie, assurances, entretien, pneus, valeur résiduelle… En raisonnant sur quatre ou cinq ans, l’électrique prend souvent une longueur d’avance. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’un plafond TCO — plutôt qu’un plafond de loyer ou une simple liste — devient aujourd’hui le meilleur outil pour garder le contrôle, tout en offrant un véritable choix à vos collaborateurs.

Si vous ne savez pas comment le calculer, sachez que votre partenaire leasing pourra vous y aider, tout comme les consultants et même certains vendeurs en concession. Le Car Cost Advisor d’Eurofleet Consult permet aussi de calculer le TCO de toutes les voitures disponibles sur le marché. Le gouvernement flamand propose également son propre calculateur de TCO en ligne à cette adresse.

Si vous souhaitez procéder vous-même au calcul, voici l’ensemble des éléments à prendre en compte :

a) Prix de leasing ou d’achat

• Leasing opérationnel : inclut souvent entretien, assurance, pneus, assistance, etc.
• Leasing financier ou achat : nécessite d’ajouter séparément tous les autres frais.

À noter : en cas de leasing, on prend le loyer mensuel x durée d’utilisation.

b) Fiscalité automobile

• Déductibilité fiscale : en fonction des émissions de CO₂ et du type de motorisation.
• Avantage de toute nature (ATN) : calculé selon le prix catalogue, les émissions CO₂ et la norme Euro. Impacte le salarié, mais aussi l’employeur via les cotisations sociales sur l’ATN.
• Cotisations CO₂ : à payer par l’employeur sur base des émissions du véhicule.
• TVA récupérable : généralement 50 % pour usage mixte, jusqu’à 100% si usage exclusivement professionnel.

c) Énergie (carburant ou électricité)

• Basé sur le kilométrage annuel estimé x consommation moyenne x prix au litre/kWh.
• Il est essentiel d’intégrer les éventuels remboursements de recharge à domicile ou sur bornes publiques.

d) Assurance

• Primes d’assurance RC + omnium, modulées selon la valeur du véhicule et le profil du conducteur.

Dans le cas d’un leasing, l’assurance est souvent comprise directement dans le loyer mensuel prévu par votre contrat.

e) Entretien et réparations

• Plus bas pour les BEV (moins de pièces d’usure), plus élevé pour les thermiques ou (plug-in) hybrides.

Ces frais peuvent également être inclus dans le contrat de leasing.

f) Pneumatiques et assistance

• Pneus été/hiver, remplacement usure, dépannage.

g) Valeur résiduelle (si achat)

• Estimation de la valeur de revente après X années.
• Pour un calcul net, on fait : Prix d’achat – Valeur résiduelle estimée.

Impossible de forcer une transition sans la préparer. Une entreprise qui veut réussir son passage à l’électrique doit commencer par un audit de sa flotte : profils de roulage, habitudes des conducteurs, contraintes individuelles, possibilités de recharge à la maison, au bureau ou sur le réseau public… Tout est utile et doit être pris en compte.

Ensuite, il faut fixer des objectifs clairs. Pas des ambitions floues, mais des jalons concrets. Par exemple :

• Interdiction de commander encore des véhicules non-zéro émission
• X % d’électriques en flotte d’ici fin 2026
• Une flotte 100 % zéro émission d’ici 2028
• Réduction mesurable du CO₂ de X% d’ici 2030

La car-policy devient alors l’outil opérationnel pour atteindre ces objectifs. Elle fixe les règles, clarifie les droits, encadre les choix, décrit les processus, anticipe les besoins en recharge, et donne aux collaborateurs toutes les informations pour comprendre le pourquoi… et le comment.

Une e-car-policy efficace ne sert pas uniquement à définir des règles. Elle sert aussi à accompagner les utilisateurs. Et c’est là que beaucoup d’entreprises trébuchent.

Car si l’électrique est aujourd’hui mature, il n’est pas encore intuitif pour tout le monde. Parmi les craintes : autonomie, recharge, vacances, disponibilité des bornes… autant de discussions de couloir que de vrais sujets à adresser. Une communication claire, des ambassadeurs internes, des formations rapides et des solutions bien pensées font toute la différence.

Un collaborateur rassuré, c’est une transition réussie.

Impossible de parler EV sans aborder la question de la recharge. Votre car-policy électrique doit intégrer une stratégie cohérente et offrir des solutions selon les besoins et les profils de chaque collaborateur :

• À domicile : installation d’une borne à charge de l’employeur, remboursement automatique via une borne intelligente, ou mise à disposition d’un smartcable lorsque l’installation d’une borne est impossible.
• Au bureau : bornes en quantité suffisante, règles de rotation pour éviter les voitures ventouses, incitation à recharger aux heures creuses ou avec de l’énergie solaire.
• En déplacement : mise à disposition de cartes de recharge publiques, règles d’utilisation, recommandations pour les bornes ultra-rapides (à utiliser avec modération pour préserver les batteries et le TCO).
• En vacances : solutions ponctuelles — échange de véhicules, voiture thermique temporaire via leasing, planification d’itinéraires via des applications tierces comme A Better Route Planner ou Chargemap.

Plus votre plan de recharge est clair et structuré, plus vos collaborateurs adopteront l’électrique sans appréhension. Il est essentiel que votre stratégie et votre car-policy répondent proactivement à toutes les questions que pourraient se poser vos collaborateurs, avant-même qu’ils se les posent.

Le véhicule de société reste un outil de fidélisation et d’attraction des collaborateurs. En proposant un choix varié de modèles électriques bien équipés, vous montrez que votre transition n’est pas une contrainte mais une évolution positive.

La fiscalité étant favorable aux véhicules électriques, n’hésitez pas à proposer à vos collaborateurs qui passent à l’électrique un véhicule mieux équipé ou d’une catégorie supérieure. En calculant le TCO de ce véhicule, vous remarquerez qu’il ne vous coûtera peut-être pas plus cher. Mais un collaborateur qui accède à un véhicule moderne, valorisant et confortable adoptera beaucoup plus facilement les nouvelles règles. Une car-policy doit donc être exigeante… mais aussi séduisante.

Pour déterminer les véhicules auxquels vos collaborateurs pourront avoir droit, vous avez le choix de travailler sur base de budgets – leasing ou TCO -, de listes fermées de véhicules ou encore d’une combinaison des deux.

Dans le cas de la liste fermée, le processus est simple : l’entreprise met en place une liste de modèles par catégories d’employés en fonction de critères comme le prix, le format du véhicule, la motorisation, etc. Le conducteur doit simplement faire son shopping dans cette liste.  Attention toutefois à revoir votre liste régulièrement pour maintenir vos coûts sous contrôle car les prix des modèles ont tendance à évoluer. On conseille de procéder à une mise à jour au moins une fois par an.

Dans le cas d’un budget, l’entreprise détermine un montant maximum que l’employé peut utiliser pour son prochain véhicule, en fonction de sa catégorie. Le collaborateur est ensuite libre de choisir un véhicule qui entre dans le budget alloué, options comprises.

Il est possible d’opter pour un budget leasing – sur base de montant du loyer mensuel indiqué par les loueurs sur leurs offres – ou pour un budget TCO (Total Cost of Ownerhsip – voir ci-après). Pour une meilleure gestion de vos coûts sur la durée, nous vous conseillons de travailler sur base de budgets TCO.

Que votre flotte soit en leasing ou en achat, une car-policy doit être pensée comme un document juridique, RH et financier à la fois. Elle doit être exhaustive, structurée et surtout mise à jour régulièrement.

C’est elle qui protège l’entreprise… et le collaborateur.

C’est elle qui garantit l’équité entre collaborateurs.

C’est elle qui vous permettra de réussir votre transition électrique sans dérapages budgétaires.

La mobilité évolue vite — parfois plus vite que les entreprises ne sont prêtes à le reconnaître. Mais celles qui saisissent cette opportunité disposent d’un avantage stratégique majeur : une flotte moderne, une image renforcée, des coûts sous contrôle et une attractivité employeur en hausse.

Reste que la rédaction d’une car-policy prend du temps et de l’énergie. Elle demande aussi un travail de réflexion minutieux pour n’oublier aucun détail. Pour vous aider dans la rédaction de ce document ô combien essentiel pour votre flotte, des partenaires se tiennent à votre disposition : consultants, sociétés de fleet management, secrétariats sociaux et parfois même importateurs. A l’image de Hyundai, pour qui link2fleet a rédigé il y a quelques mois un template de car-policy adapté à la transition énergétique.

Ce template est aujourd’hui mis à votre disposition via un simple QR-Code.

Bien sûr, il s’agit d’un exemple qui reprend les règles de base et qu’il faudra adapter à la réalité de votre entreprise et de vos collaborateurs. Car chaque entité est différente et dispose de ses propres règles.

La car-policy n’est plus un outil administratif : c’est la clé de voûte d’une transition réussie. Et aujourd’hui, elle est plus indispensable que jamais.