E-car policy: de belangrijkste punten voor een vlotte transitie

De professionele mobiliteit ondergaat een stille, maar zeer reële revolutie. In België veranderen de fiscale regels, passen bedrijven zich aan en herdefiniëren bestuurders hun verwachtingen. Het resultaat: de car policy, die vaak werd gezien als een stoffig administratief document, wordt vandaag de dag een echt strategisch instrument. Een onmisbaar kompas om uw wagenpark naar een elektrische, slimmere en beter beheerde toekomst te leiden.

Bij link2fleet zien we al enkele jaren een duidelijke trend: de transitie naar volledig elektrische wagenparken gebeurt niet door te improviseren. Ze wordt bereikt met een solide, gestructureerde car policy die perfect is afgestemd op de fiscale, technische en menselijke realiteit in het veld.

Het Belgische fiscale kader laat er geen twijfel meer over bestaan: voertuigen met een verbrandingsmotor zullen uit de wagenparken verdwijnen. Vanaf dit jaar zijn enkel nog volledig elektrische modellen ingeschreven op naam van een bedrijf fiscaal aftrekbaar.

Met andere woorden: doorgaan met een car policy als vanouds betekent een explosieve stijging van uw TCO (Total Cost of Ownership). Een goed aangepaste policy daarentegen stelt u in staat om te anticiperen, uw kosten te beheersen en uw mobiliteitsstrategie voor de komende tien jaar veilig te stellen. Want naast de fiscaliteit verandert heel het economische model wanneer u kiest voor volledig elektrische modellen: minder onderhoud, goedkopere energie, lagere CO₂-heffingen, lagere belasting op inverkeerstelling en rijtaks… Elektrisch rijden is niet langer alleen een ecologische, maar ook een financiële keuze geworden.

Niet alleen het bedrijf bespaart geld door te kiezen voor volledig elektrische voertuigen. Ook de werknemers zullen er financieel voordeel uit halen.

Het VAA (Voordeel van Alle Aard) – met andere woorden het belastbaar voordeel voor de werknemer die een bedrijfswagen voor privédoeleinden gebruikt – is lager voor elektrische voertuigen. Dit voordeel wordt namelijk berekend op basis van de CO₂-uitstoot van het voertuig, die dus nul is voor een volledig elektrisch voertuig.

Als er één indicator is die uw car policy moet sturen, dan is het wel de TCO. Bij link2fleet herhalen we het vaak: voertuigen alleen op basis van hun catalogusprijs vergelijken, heeft tegenwoordig geen zin meer. Een elektrische auto kan bij aankoop weliswaar duurder zijn, maar dat verschil wordt op termijn kleiner of zelfs omgekeerd.

De TCO zet alles op een rijtje: fiscaliteit, energie, verzekeringen, onderhoud, banden, restwaarde… Over een periode van vier of vijf jaar heeft elektrisch rijden vaak een lengte voorsprong. Daarom is een TCO-plafond – in plaats van een huurplafond of gewoon een lijst – vandaag de dag het beste instrument om de controle te behouden en tegelijkertijd uw medewerkers een echte keuze te bieden.

Als u niet weet hoe die te berekenen, kan uw leasepartner u daarbij helpen, net als consultants en zelfs sommige verkopers in de showroom. Ook met de Car Cost Advisor van Eurofleet Consult kunt u de TCO berekenen van alle auto’s die op de markt verkrijgbaar zijn. De Vlaamse overheid biedt eveneens een eigen online TCO-calculator aan op dit adres.

Als u zelf de berekening wilt uitvoeren, zijn dit alle elementen waarmee u rekening moet houden:

a) Lease- of aankoopprijs

• Operationele leasing: omvat vaak onderhoud, verzekeringen, banden, bijstand, enz.
• Financiële leasing of aankoop: hierbij moeten alle andere kosten worden toegevoegd.

Opmerking: bij leasing wordt de maandelijkse huurprijs genomen x de gebruiksduur.

b) Autofiscaliteit

• Fiscale aftrekbaarheid: afhankelijk van de CO₂-uitstoot en het type motor.
• Voordeel van Alle Aard (VAA): berekend op basis van de catalogusprijs, de CO₂-uitstoot en de Euro-norm. Heeft gevolgen voor de werknemer, maar ook voor de werkgever via de sociale bijdragen op het VAA.
• CO₂-bijdrage: te betalen door de werkgever op basis van de CO₂-uitstoot van het voertuig
• Recupereerbare btw: over het algemeen 50 % voor gemengd gebruik, tot 100% indien uitsluitend professioneel gebruik.

c) Energie (brandstof of elektriciteit)

• Gebaseerd op het geschatte aantal kilometers per jaar x het gemiddelde verbruik x de prijs per liter of per kWh.
• Het is essentieel om eventuele terugbetalingen voor thuisladen of laden aan openbare laadpunten mee te nemen in te berekening.

d) Verzekering

• Premies BA- en omniumverzekering, aangepast aan de waarde van het voertuig en het profiel van de bestuurder.

Bij leasing is de verzekering vaak rechtstreeks inbegrepen in de maandelijkse huurprijs die in uw contract is vastgelegd.

e) Onderhoud en herstellingen

• Lager voor BEV’s (minder slijtageonderdelen), hoger voor brandstofvoertuigen of (plug-in)hybrides.

Deze kosten kunnen mogelijk ook inbegrepen zijn in het leasecontract.

f) Banden en bijstand

• Zomer/winterbanden, vervangen van versleten banden, depannage.

g) Restwaarde (indien aankoop)

• Schatting van de herverkoopwaarde na X jaar.
• Voor een nettoberekening nemen we: Aankoopprijs – geschatte restwaarde.

Het is onmogelijk een transitie af te dwingen zonder deze voor te bereiden. Een bedrijf dat succesvol wil overschakelen op elektrisch rijden, moet beginnen met een audit van zijn wagenpark: rijprofielen, gewoonten van bestuurders, individuele beperkingen, mogelijkheden om thuis, op kantoor of publiek te laden… Alles is nuttig en moet in aanmerking worden genomen.

Vervolgens moeten er duidelijke doelstellingen worden vastgesteld. Geen vage ambities, maar concrete ijkpunten. Bijvoorbeeld:

• Verbod om nog niet-zero emission-voertuigen te bestellen
• X % EV’s in het wagenpark tegen eind 2026
• Een volledig emissievrije vloot tegen 2028
• Een meetbare reductie van de CO₂-uitstoot met X% tegen 2030

De car policy wordt dan het operationele instrument om deze doelstellingen te bereiken. Hij legt de regels vast, verduidelijkt de rechten, kadert de keuzes, beschrijft de processen, anticipeert op de laadbehoeften en geeft medewerkers alle informatie om te begrijpen waarom… en hoe.

Een efficiënte e-car policy dient niet alleen om regels vast te leggen, maar ook om de gebruikers te begeleiden. En dat is waar veel bedrijven de fout in gaan.

Want hoewel elektrische auto’s tegenwoordig uitgerijpt zijn, zijn ze nog niet voor iedereen intuïtief. Er zijn nog altijd angsten met betrekking tot het rijbereik, het laden, vakanties, beschikbaarheid van laadpalen… allemaal gespreksonderwerpen in de wandelgangen, maar ook echte kwesties die moeten worden aangepakt. Duidelijke communicatie, interne ambassadeurs, snelle opleidingen en doordachte oplossingen maken het verschil.

Een gerustgestelde medewerker is een geslaagde transitie.

Het is onmogelijk om over EV’s te praten zonder het onderwerp laden aan te snijden. Uw e-car policy moet een coherente strategie bevatten en oplossingen bieden die aansluiten bij de behoeften en profielen van elke medewerker:

• Thuis: installatie van een laadpunt op kosten van de werkgever, automatische terugbetaling via een intelligent laadpunt, of terbeschikkingstelling van een smart cable wanneer het niet mogelijk is een laadpunt te installeren.
• Op kantoor: voldoende laadpunten, rotatieregels om laadpaalkleven te voorkomen, stimuli om laden in daluren of met zonne-energie aan te moedigen.
• Op verplaatsing: terbeschikkingstelling van laadpassen voor publiek laden, gebruiksregels, aanbevelingen voor snelladers (met mate te gebruiken om de batterijen te sparen en de TCO te drukken).
• Op vakantie: specifieke oplossingen — wisselen van voertuig, tijdelijke brandstofauto via de leasemaatschappij, routeplanners via derde apps zoals A Better Route Planner of Chargemap.

Hoe duidelijker en gestructureerder uw laadplan is, hoe meer uw medewerkers zonder aarzeling zullen overstappen op elektrisch rijden. Het is essentieel dat uw strategie en uw car policy proactief antwoorden bieden op alle vragen die uw medewerkers zouden kunnen hebben, nog voordat ze die stellen.

De bedrijfswagen blijft een middel om medewerkers te binden en aan te trekken. Door een gevarieerd aanbod van goed uitgeruste elektrische modellen aan te bieden, laat u zien dat uw transitie geen beperking is, maar een positieve evolutie.

Aangezien de fiscus elektrische voertuigen gunstig gezind is, kunt u gerust uw medewerkers die overstappen op elektrisch rijden een beter uitgerust model of een exemplaar uit een categorie hoger aanbieden. Als u de TCO van dat voertuig berekent, zult u merken dat het u misschien niet meer kost. Maar een medewerker die een modern, prestigieus en comfortabel voertuig krijgt, zal veel gemakkelijker de nieuwe regels accepteren. Een car policy moet dus veeleisend zijn… maar ook aantrekkelijk.

Om te bepalen op welke voertuigen uw medewerkers recht hebben, kunt u kiezen tussen budgetten (leasing of TCO), vaste voertuiglijsten of een combinatie van beide.

In het geval van een gesloten lijst is het proces eenvoudig: het bedrijf stelt een lijst met modellen op per categorie werknemers op basis van criteria zoals prijs, voertuigformaat, motorisatie, enz. De bestuurder hoeft alleen maar een keuze te maken uit deze lijst. Let er echter op dat u uw lijst regelmatig herziet om uw kosten onder controle te houden, aangezien de prijzen van de modellen kunnen veranderen. Wij raden aan om de lijst minstens één keer per jaar bij te werken.

In het geval van een budget bepaalt het bedrijf een maximumbedrag dat de werknemer kan gebruiken voor zijn volgende voertuig, afhankelijk van de categorie. De werknemer is vervolgens vrij om een voertuig te kiezen dat binnen het toegewezen budget valt, inclusief opties.

U kunt kiezen voor een leasingbudget – op basis van het maandelijkse huurbedrag dat verhuurders in hun offertes vermelden – of voor een TCO-budget (Total Cost of Ownership – zie hieronder). Voor een beter beheer van uw kosten op lange termijn raden wij u aan om op basis van TCO-budgetten te werken.

Of uw wagenpark nu geleased of aangekocht is, een car policy moet tegelijk worden beschouwd als een juridisch, HR- en financieel document. Hij moet volledig en gestructureerd zijn en vooral regelmatig worden bijgewerkt.

Het is de car policy die het bedrijf… en de werknemers beschermt.

Het is de car policy die de gelijkheid tussen werknemers garandeert.

Het is de car policy die het mogelijk maakt om uw elektrische transitie te doen slagen zonder het budget te doen ontsporen.

Mobiliteit evolueert snel – soms sneller dan bedrijven willen erkennen. Maar bedrijven die deze kans grijpen, hebben een belangrijk strategisch voordeel: een modern wagenpark, een sterker imago, kosten onder controle en een grotere aantrekkingskracht als werkgever.

Het opstellen van een car policy kost echter tijd en energie. Het vereist ook een zorgvuldige afweging om geen enkel detail over het hoofd te zien. Om u te helpen bij het opstellen van dit voor uw wagenpark zo essentiële document, staan er verschillende partners voor u klaar: consultants, fleetmanagementbedrijven, sociale secretariaten en soms zelfs invoerders. Zo heeft link2fleet enkele maanden geleden voor Hyundai een sjabloon voor een car policy opgesteld dat is afgestemd op de energietransitie.

Dit sjabloon wordt u nu ter beschikking gesteld via een eenvoudige QR-Code.

Dit is natuurlijk een voorbeeld dat de basisregels weergeeft en dat moet worden aangepast aan de realiteit van uw bedrijf en uw medewerkers. Elke entiteit is immers anders en heeft zijn eigen regels.

Een car policy is niet langer een administratief instrument: hij is de hoeksteen van een succesvolle transitie. En vandaag de dag is hij onmisbaarder dan ooit.