Huisvestingskosten binnen het mobiliteitsbudget? Ja, maar niet eender hoe!

Pijler 2 van het mobiliteitsbudget (wet van 17 maart 2019 en de uitvoeringsbesluiten) beschouwt bepaalde huisvestingskosten als een vorm van duurzame mobiliteit. Het gaat daarbij niet alleen om huur, maar ook om de interesten en kapitaalaflossingen van een hypothecaire lening. Aan deze vier voorwaarden moet voldaan zijn:

1. de werkgever moet de huisvestingsoptie hebben opgenomen in zijn aanbod binnen pijler 2; zoniet kan de werknemer er geen gebruik van maken;
2. de woning moet zich binnen een straal van maximaal 10 kilometer in vogelvlucht van de normale plaats van tewerkstelling bevinden;
3. de huurovereenkomst of hypothecaire lening moet minstens gedeeltelijk op naam van de werknemer staan (de huisvesting van een derde kan niet worden gefinancierd);
4. wanneer twee personen uit hetzelfde gezin dezelfde huisvesting financieren, mag het totaal van de terugbetalingen nooit meer bedragen dan 100% van de werkelijke kost (verklaring op eer).

Eén element mag nooit uit het oog worden verloren: het is altijd de werkgever die verantwoordelijk is voor de beoordeling van de voorwaarden. Daarom is het belangrijk alles duidelijk vast te leggen in een policy en te controleren of de terugbetalingen binnen de wettelijke criteria blijven.

Er wordt veel gesproken over een toekomstige hervorming. Eind april 2026 brachten de sociale partners (NAR en CRB) een advies uit waarin wordt voorgesteld het aandeel van het mobiliteitsbudget dat aan huisvesting mag worden besteed, te plafonneren. Tot op vandaag is hierover echter niets goedgekeurd of gepubliceerd. Hieronder wordt dus uitgegaan van de huidige wetgeving.

Om dit vaak verkeerd begrepen onderdeel is heel wat te doen. De wet definieert het begrip ‘normale plaats van tewerkstelling’ niet. Volgens de administratieve richtlijnen wordt in eerste instantie gekeken naar wat in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd, en vervolgens naar andere bewijselementen. Wanneer een werknemer op meerdere locaties werkt, geldt als normale plaats van tewerkstelling de locatie waar hij of zij maandelijks de meeste uren presteert.

Voor telewerk bestaat er geen wettelijke bepaling. Het is een administratieve interpretatie waarbij de woning als plaats van tewerkstelling wordt beschouwd wanneer de werknemer daar het grootste deel van zijn arbeidstijd presteert. Bij een voltijdse werknemer die zijn tijd verdeelt tussen thuis en één kantoor, betekent dit minstens drie dagen thuiswerk per week (60%). Twee dagen thuiswerk (40%) volstaan dus niet. Bij meerdere plaatsen van tewerkstelling kan de woning wel als normale plaats van tewerkstelling worden beschouwd, ook wanneer minder dan 50% van de arbeidstijd thuis wordt gepresteerd.

Of telewerk al dan niet als criterium wordt erkend, is een keuze van de onderneming en moet expliciet in de mobility policy worden opgenomen. Die keuze heeft gevolgen. Indien de wetgeving later wordt aangepast of de onderneming het aantal thuiswerkdagen – zoals vandaag vaak gebeurt – terugbrengt tot twee dagen per week, kan de werknemer een belangrijk voordeel verliezen. Dat kan leiden tot demotivatie of zelfs vertrek. Vooruitdenken is dus essentieel.

De meest voorkomende fout? De afstand berekenen via de weg. Een werknemer die op 8 kilometer in vogelvlucht woont maar op 14 kilometer via de weg, voldoet wel degelijk aan de voorwaarde. Wie een routeplanner gebruikt, loopt dus het risico verkeerde beslissingen te nemen.

Meet de afstand in vogelvlucht tussen beide adressen (bijvoorbeeld via de functie ‘Afstand meten’ in Google Maps, met een rechtermuisklik, niet via ‘Route’). De methode mag vrij gekozen worden, zolang ze consequent wordt toegepast. Leg de gekozen methode vast in de mobility policy en bewaar de berekening in elk dossier. Controleer de afstand zowel bij de start als bij elke adreswijziging.

Het uitgangspunt is de woonplaats die de werknemer opgeeft via een eenvoudige verklaring. Maar aangezien de werkgever verantwoordelijk blijft voor de correcte toepassing van de regels, is het aangewezen twee bewijsstukken op te vragen: een officieel bewijs van domicilie (rijksregister of attest van gezinssamenstelling) en een bewijs van de woonkost (huurcontract of aflossingstabel van de hypothecaire lening) op naam van de werknemer.

Deze dubbele controle voorkomt het meest delicate scenario: een werknemer die zelf verder dan 10 kilometer van de plaats van tewerkstelling is gedomicilieerd, maar het adres van zijn of haar partner binnen de toegelaten straal opgeeft. De voorwaarde heeft betrekking op de werkelijke woonplaats. Woont de werknemer daar effectief en is hij of zij er gedomicilieerd, dan wordt aan de voorwaarde voldaan. Zoniet, dan niet.

Een werknemer die verhuist naar een woning op meer dan 10 kilometer van de normale plaats van tewerkstelling, voldoet niet langer aan de voorwaarden. Het voordeel moet worden stopgezet vanaf het moment dat de woning niet langer in aanmerking komt, en dus niet pas op het einde van het jaar. Anders bestaat het risico dat de terugbetalingen als loon worden geherkwalificeerd. Omdat de werkgever hiervan alleen op de hoogte kan zijn wanneer de werknemer dit meldt, is het raadzaam een meldingsplicht op te nemen in de mobility policy (aan HR binnen de dertig dagen). Na de melding wordt de afstand opnieuw gecontroleerd en stopt de terugbetaling desgevallend vanaf die maand. Het vrijgekomen budget kan vervolgens opnieuw binnen pijler 2 worden besteed of, na de bijzondere bijdrage van 38,07%, via pijler 3 worden uitbetaald.

Wanneer de onderneming zelf verhuist, ligt de situatie anders. Werknemers kunnen plots buiten de straal van 10 kilometer vallen zonder dat zij daar zelf iets aan kunnen doen, zonder clausule van verworven recht. Daarom is het belangrijk tijdig te anticiperen: identificeer de betrokken werknemers op basis van het nieuwe adres, informeer hen ruim op voorhand en stel een alternatief binnen pijler 2 of pijler 3 voor.

Hierover zegt de wet niets. Er bestaat geen wettelijke verplichting om periodiek opnieuw te controleren zolang de werknemer geen wijzigingen meldt. Het getuigt daarentegen wel van good practice. Aangezien de werkgever verantwoordelijk blijft, zijn twee controles sterk aan te bevelen: een jaarlijkse herbevestiging waarbij de werknemer op eer verklaart dat zijn woonplaats en telewerksituatie nog steeds aan de voorwaarden voldoen, en een controle telkens wanneer een adreswijziging of wijziging van de telewerkregeling plaatsvindt. Deze bewijzen kunnen bij een RSZ-controle het verschil maken.

Vier elementen zorgen voor een duurzame en correcte toepassing:

• een specifieke clausule waarin de 10 kilometer in vogelvlucht, de meetmethode, de definitie van de normale plaats van tewerkstelling, telewerk en de meldingstermijn bij een verhuis worden vastgelegd;
• een gestandaardiseerd aangifteformulier met een attest van domicilie en een huurcontract of aflossingstabel op naam van de werknemer;
• duidelijk vastgelegde controlemomenten: bij de start, bij elke adreswijziging, maandelijks voor telewerk en jaarlijks via een herbevestiging;
• een volledige traceerbaarheid om op elk moment de correcte toepassing te kunnen aantonen.

Wanneer deze huisvestingsoptie goed wordt omkaderd, blijft ze een bijzonder waardevol instrument voor een bewust en flexibel mobiliteitsbeleid. Voorwaarde is wel dat ze op een pragmatische en transparante manier wordt ingevoerd, met een duidelijke policy, regelmatige controles en zonder onaangename fiscale verrassingen.

Nicolas Verstraete was in 2019 medeoprichter van Next Mobility, een onafhankelijk Belgisch mobiliteitsadviesbureau. Hij is burgerlijk ingenieur in de toegepaste wiskunde en bouwde eerder ervaring op in de energiesector. Vandaag begeleidt hij HR-verantwoordelijken, CEO’s, CFO’s en facility managers bij de uitwerking van mobiliteitsbeleid, de elektrificatie van wagenparken (personenwagens en lichte bedrijfsvoertuigen), de invoering van het mobiliteitsbudget, het beheer van mobiliteitsinfrastructuur en de herziening van car- en mobility policies. Hij trad bovendien op als expert binnen de kabinetten van de ministers Georges Gilkinet en Jean-Luc Crucke.  www.nextmobility.be