Coworking, flex office en telewerk: hoe nieuwe werkvormen de bedrijfsmobiliteit hertekenen

Voor fleet- en mobility managers is de vraag niet langer of deze nieuwe werkvormen moeten worden ingevoerd, maar hoe ze in een coherent mobiliteitsbeleid kunnen worden geïntegreerd.

Volgens de FOD Mobiliteit is de duurzaamste werkvorm nog altijd degene waarbij een verplaatsing eenvoudigweg wordt vermeden. De Belgische overheid moedigt werkgevers dan ook aan om structureel telewerk, satellietkantoren en coworkingruimtes te ontwikkelen wanneer de functie dat toelaat.

In België wordt een onderscheid gemaakt tussen twee vormen van telewerk. Occasioneel telewerk beantwoordt aan een tijdelijke behoefte, bijvoorbeeld bij een staking of een medische afspraak. Structureel telewerk – dat sinds de coronapandemie algemeen ingeburgerd is – wordt op regelmatige basis georganiseerd, doorgaans minstens één dag per week, en moet door een intern beleid worden geregeld.

Volgens de cijfers van de FOD Mobiliteit werkt iets meer dan 30% van de Belgische werknemers minstens één dag per week van thuis uit. Wanneer de woon-werkafstand meer dan 50 km bedraagt, loopt het aandeel telewerkers echter op tot meer dan 50%. Vooral Brusselaars maken gebruik van deze mogelijkheid (36%), gevolgd door Vlamingen (33%). Slechts 26% van de Waalse werknemers doet aan telewerk.

Het gemiddelde aantal telewerkdagen bedraagt, afhankelijk van het bedrijf, één à twee dagen per week. Nog steeds volgens de FOD Mobiliteit worden daardoor dagelijks 32 miljoen kilometers vermeden in ons land, waarvan 14 miljoen met de auto.

Hoe groter de onderneming, hoe vaker telewerk wordt toegepast. Zo werkt 33,3% van de medewerkers in grote ondernemingen met meer dan 250 werknemers van thuis uit, tegenover slechts 20,8% van de werknemers in bedrijven met 10 tot 249 medewerkers. In kleine ondernemingen met minder dan 10 werknemers daalt dat cijfer tot 18,7%.

Naast de omvang van de onderneming speelt echter vooral de sector een doorslaggevende rol. In de financiële sector werkt 90,1% van de medewerkers structureel van thuis uit, in de IT-sector is dat 86,4%. In de horeca bedraagt dat aandeel daarentegen slechts 5%.

Deze evolutie verandert de verplaatsingsgewoonten ingrijpend. Een medewerker die nog maar twee dagen per week naar kantoor komt, legt niet langer hetzelfde aantal kilometers af als vóór de pandemie. Bedrijven vragen zich dan ook af of het nog zinvol is om systematisch dezelfde bedrijfswagen toe te kennen als vroeger. Een andere mogelijkheid is om het leasingcontract aan te passen door de looptijd te verlengen of het voorziene aantal kilometers te verlagen.

Een andere belangrijke trend is het flex office. Werkplekken worden niet langer op naam toegewezen. Medewerkers reserveren een bureau wanneer ze naar kantoor komen.

Het doel is tweeledig: de vastgoedkosten verlagen en de kantoren aanpassen aan een bezettingsgraad die veel sterker varieert dan vroeger. In sommige ondernemingen zijn de kantoren nog maar twee tot drie dagen per week bezet.

Een flex office vraagt echter om een strikt beheer. De reservatie van werkplekken, persoonlijke lockers, vergaderzalen, IT-apparatuur en een goede akoestiek worden essentiële elementen. Zonder duidelijke regels kan de financiële besparing snel teniet worden gedaan door een verlies aan comfort of productiviteit.

Coworking is niet langer uitsluitend voorbehouden aan zelfstandigen. Steeds meer grote ondernemingen huren werkplekken in gedeelde kantoren om hun medewerkers lange dagelijkse verplaatsingen te besparen.

Voor een werknemer die in Gent woont terwijl de hoofdzetel zich in Antwerpen bevindt, kan twee dagen per week werken in een lokale coworkingruimte op jaarbasis honderden uren aan verplaatsingstijd uitsparen.

Deze aanpak is ook interessant vanuit het oogpunt van duurzame mobiliteit. Minder kilometers betekenen minder files, minder uitstoot en in sommige gevallen ook minder voertuigen die in het wagenpark nodig zijn.

Deze nieuwe werkvormen dwingen fleetmanagers om hun car policy te herzien.

Moet een medewerker die nog maar twee dagen per week naar kantoor komt, nog altijd een bedrijfswagen krijgen? Of zijn andere oplossingen geschikter?

Het mobiliteitsbudget, mobiliteitskaarten, deelwagens, abonnementen voor het openbaar vervoer en MaaS-oplossingen nemen vandaag een steeds belangrijkere plaats in binnen het loonpakket.

De bedrijfswagen verdwijnt niet, maar wordt geleidelijk één element binnen een bredere en flexibelere mobiliteitspolitiek.

De voordelen zijn talrijk:

• lagere vastgoedkosten;
• een aantrekkelijker werkgeversimago;
• minder woon-werkverplaatsingen;
• een betere levenskwaliteit voor de medewerkers;
• een bijdrage aan de ESG-doelstellingen en de vermindering van de CO₂-uitstoot.

Werknemers waarderen vooral de tijdswinst doordat ze dagelijkse verplaatsingen kunnen vermijden. Dat wordt beschouwd als een van de belangrijkste factoren achter de duurzame doorbraak van telewerk.

Deze nieuwe organisatievormen brengen ook uitdagingen met zich mee.

Het wordt moeilijker om de bedrijfscultuur in stand te houden wanneer teams elkaar nog maar zelden fysiek ontmoeten. Managers moeten meer leren sturen op basis van doelstellingen in plaats van fysieke aanwezigheid.

Een flex office kan ook een gevoel van desoriëntatie veroorzaken wanneer medewerkers geen eigen werkplek meer hebben. Telewerk vereist dan weer bijzondere aandacht voor welzijn, ergonomie en cyberveiligheid.

Voor fleetmanagers bestaat de moeilijkheid er ook in om de werkelijke mobiliteitsbehoeften te voorspellen. Piekaanwezigheden op kantoor, die vaak in het midden van de week vallen, kunnen bijvoorbeeld het beheer van parkeerplaatsen en laadpunten bemoeilijken.

Op fiscaal vlak blijven de nieuwe werkvormen relatief gunstig, op voorwaarde dat ze correct worden georganiseerd.

De werkgever kan beroepskosten terugbetalen die verband houden met telewerk of de uitoefening van de functie, op voorwaarde dat het gaat om uitgaven die daadwerkelijk ten laste van de werkgever vallen en dat ze overeenkomstig de regels van de RSZ kunnen worden verantwoord.

Coworkingabonnementen kunnen door de werkgever worden betaald wanneer ze beantwoorden aan een professionele behoefte. In dat geval vormen ze een beroepskost voor de onderneming, onder voorbehoud van de toepasselijke fiscale en sociale regels.

Tot slot worden deze nieuwe organisatievormen steeds vaker gekoppeld aan het mobiliteitsbudget.

Telewerk, coworking en flex office zijn niet langer voordelen die uitsluitend bedoeld zijn om talent aan te trekken. Ze worden geleidelijk echte instrumenten voor het bedrijfsbeheer.

Voor fleet- en mobility managers, HR-verantwoordelijken en facility managers gaan deze evoluties veel verder dan alleen het aantal vierkante meters kantoorruimte. Ze vereisen een globale reflectie over verplaatsingen, de omvang van het wagenpark, de mobiliteitsoplossingen die aan medewerkers worden aangeboden en de optimalisatie van de kosten.

De mobiliteit van morgen zal zich waarschijnlijk niet langer beperken tot een bedrijfswagen die voor de hoofdzetel geparkeerd staat. Ze zal bestaan uit een geheel van oplossingen die zijn afgestemd op de werkelijke behoeften van medewerkers, op de plaats waar zij daadwerkelijk werken.