Coworking, flex office, télétravail: Comment les nouvelles façons de travailler redessinent la mobilité des entreprises

Pour les fleet et mobility managers, la question n’est plus de savoir s’il faut adopter ces nouveaux modes de travail, mais comment les intégrer dans une politique de mobilité cohérente.

Selon le SPF Mobilité, la forme de travail la plus durable reste celle qui évite tout simplement un déplacement. Les autorités belges encouragent d’ailleurs les employeurs à développer le télétravail structurel, les bureaux satellites et les espaces de coworking lorsque la fonction le permet.

En Belgique, on distingue deux formes de télétravail. Le télétravail occasionnel répond à un besoin ponctuel (grève, rendez-vous médical…), tandis que le télétravail structurel – généralisé depuis la pandémie de Covid-19 – est organisé de manière régulière, généralement au moins une journée par semaine, et doit être encadré par une politique interne.

Selon les chiffres du SPF Mobilité, un peu plus de 30% des travailleurs belges télétravaillent au moins 1 jours par semaine. Le taux atteint cependant plus de 50% de télétravail lorsque le trajet domicile-travail dépasse 50 km. Ce sont surtout les Bruxellois qui profitent de cette possibilité (36%) puis les Flamands (33%). Seuls 26% des travailleurs wallons pratiquent le télétravail.

La moyenne de jours de télétravail est de 1 à 2 selon les entreprises. Toujours selon le SPF Mobilité, ce sont ainsi 32 millions de kilomètres dont 14 millions en voiture qui sont ainsi évités quotidiennement dans notre pays.

Plus l’entreprise est grande, plus le recours au télétravail est important. Ainsi, 33,3% des collaborateurs de grandes entreprises (+250 travailleurs) le pratiquent, contre seulement 20,8% des travailleurs d’entreprises entre 10 et 249 collaborateurs. Dans les petites structures de moins de 10 personnes, ce chiffre descend à 18,7% des collaborateurs.

Mais au-delà de la taille, c’est surtout le secteur d’activité qui joue un rôle prépondérant. Dans les entreprises du secteur des finances, on atteint 90,1% de collaborateurs effectuant du télétravail de façon structurelle, dans l’IT, c’est 86,4%. A l’inverse, dans l’horeca, c’est seulement 5%.

Cette évolution modifie profondément les habitudes de déplacement. Un collaborateur présent deux jours par semaine au bureau ne parcourt plus le même kilométrage qu’avant. Dès lors, les entreprises s’interrogent sur la pertinence de continuer à attribuer systématiquement un véhicule de société identique à celui d’avant la pandémie. Ou à adapter le contrat de leasing en allongeant sa durée ou en réduisant son kilométrage en conséquence.

Autre tendance forte : le flex office. Les postes de travail ne sont plus attribués nominativement. Les collaborateurs réservent leur bureau lorsqu’ils viennent sur site.

L’objectif est double : réduire les coûts immobiliers et adapter les bureaux à un taux d’occupation devenu très variable. Dans certaines entreprises, les bureaux ne sont occupés que deux à trois jours par semaine.

Le flex office nécessite toutefois une gestion rigoureuse. Réservation des espaces, casiers personnels, salles de réunion, équipements informatiques et qualité acoustique deviennent des éléments essentiels. Sans règles claires, le gain financier peut rapidement être compensé par une perte de confort ou de productivité.

Le coworking n’est plus réservé aux indépendants. De plus en plus de grandes entreprises louent des postes dans des espaces partagés afin d’éviter à leurs collaborateurs de longs trajets quotidiens.

Pour un employé habitant à Gand alors que le siège social est à Anvers, travailler deux jours par semaine dans un espace de coworking local peut représenter plusieurs centaines d’heures de déplacement économisées sur une année.

Cette approche présente également un intérêt pour la mobilité durable. Moins de kilomètres signifie moins d’embouteillages, moins d’émissions et parfois une réduction du nombre de véhicules nécessaires au sein de la flotte.

Ces nouveaux modes de travail obligent les fleet managers à revoir leur car policy.

Faut-il continuer à attribuer une voiture à un collaborateur qui ne se rend plus que deux jours par semaine au bureau ? Ou faut-il privilégier d’autres solutions ?

Le budget mobilité, les cartes de mobilité, les véhicules partagés, les abonnements de transport public ou encore les solutions MaaS prennent aujourd’hui une place croissante dans le package salarial.

La voiture de société ne disparaît pas, mais elle devient progressivement un élément parmi d’autres d’une politique de mobilité plus flexible.

Les bénéfices sont nombreux :

• réduction des coûts immobiliers ;
• amélioration de l’attractivité de l’employeur ;
• diminution des déplacements domicile-travail ;
• meilleure qualité de vie des collaborateurs ;
• contribution aux objectifs ESG et de réduction des émissions de CO₂.

Les travailleurs apprécient particulièrement le temps gagné en évitant les trajets quotidiens, un facteur identifié comme l’un des principaux moteurs de l’adoption durable du télétravail.

Ces nouvelles organisations présentent également des défis.

Le maintien de la culture d’entreprise devient plus complexe lorsque les équipes se croisent rarement. Les managers doivent apprendre à piloter davantage par objectifs que par présence physique.

Le flex office peut aussi générer un sentiment de perte de repères si les collaborateurs n’ont plus d’espace personnel. Quant au télétravail, il nécessite une attention particulière au bien-être, à l’ergonomie et à la cybersécurité.

Pour les fleet managers, la difficulté consiste également à anticiper les besoins réels de mobilité. Les pics de présence au bureau, souvent concentrés en milieu de semaine, peuvent par exemple compliquer la gestion des parkings ou des bornes de recharge.

Sur le plan fiscal, les nouvelles formes de travail restent relativement favorables lorsqu’elles sont correctement encadrées.

L’employeur peut rembourser les frais professionnels liés au télétravail ou à l’exercice de la fonction, pour autant qu’ils correspondent à des dépenses qui lui incombent réellement et qu’elles puissent être justifiées conformément aux règles de l’ONSS.

Les abonnements de coworking peuvent être pris en charge lorsqu’ils répondent à un besoin professionnel. Ils constituent alors un coût professionnel pour l’entreprise, sous réserve du respect des règles fiscales et sociales applicables.

Enfin, ces nouvelles formes d’organisation s’articulent de plus en plus avec le budget mobilité.

Télétravail, coworking et flex office ne constituent plus des avantages destinés à attirer les talents. Ils deviennent progressivement des outils de gestion de l’entreprise.

Pour les responsables de flotte et de mobilité, les RH et les facility managers, ces évolutions dépassent largement la question des mètres carrés de bureaux. Elles imposent une réflexion globale sur les déplacements, la taille de la flotte, les solutions de mobilité proposées aux collaborateurs et l’optimisation des coûts.

La mobilité de demain ne se résumera probablement plus à une voiture de société stationnée devant un siège social. Elle sera composée d’un ensemble de solutions adaptées aux besoins réels des collaborateurs, là où ils travaillent réellement.

L’image principale de cet article a été générée à l’aide de l’IA.