Comment faire du vélo un véritable levier d’action dans le budget de mobilité?

L’intégration stratégique du vélo dans un plan de mobilité est devenue un élément essentiel de la politique en matière de ressources humaines et de mobilité durable. Plus qu’un simple symbole écologique, le vélo doit s’inscrire dans une stratégie mûrement réfléchie : d’abord la vision, puis la mise en œuvre.

À condition d’être correctement financé et structuré, le vélo peut permettre d’optimiser l’utilisation du budget mobilité et apporter à la fois un avantage financier pour le salarié et une valeur ajoutée sociale évidente pour l’employeur.

Voilà pourquoi il est essentiel de ne pas se concentrer uniquement sur le budget de mobilité fédéral (BMF), mais bien sur une combinaison d’instruments qui fonctionnent pour un public de travailleurs le plus large possible.

D’abord, il est important de déterminer clairement qui peut bénéficier d’un leasing de vélo via le budget de mobilitité. Le budget de mobilité fédéral est réservé aux collaborateurs qui avaient précédemment droit à une voiture de société. Cela signifie concrètement que le budget de mobilité n’est accessible qu’à un groupe restreint (les « lucky few »). Les entreprises qui veulent implémenter de la mobilité durable, doivent donc regarder plus loin que le seul budget de mobilité fédéral.

Si vous souhaitez proposer du leasing de vélo à vos collaborateurs n’ayant pas droit à une voiture de société, vous allez devoir implémenter un plan vélo autonome, indépendant du budget de mobilité. Cela afin de donner accès au leasing de vélo à tous d’une manière fiscalement intelligente via une rémunération flexible.

Une deuxième question fréquemment posée concerne la possibilité de combiner le leasing vélo via un échange de salaire brut avec un leasing via le budget mobilité.

La clé réside dans ce qu’on appelle la « règle des trois mois » : les salariés qui, au moins trois mois avant d’adhérer au budget mobilité, louent un vélo dans le cadre d’un échange de salaire brut, peuvent combiner les deux systèmes.

Nous recommandons cette formule, car elle offre un double avantage salarial à l’employé, sans coût supplémentaire pour l’employeur.

Dans la pratique, on constate en outre que le leasing de vélo via un échange de salaire brut offre souvent l’avantage fiscal le plus important.

À titre d’exemple : pour un vélo dont le loyer mensuel s’élève à 100 euros, un salarié ne doit céder que 68,34 euros bruts par mois dans le cadre d’un échange de salaire brut, contre 100 euros de budget mobilité si le vélo est financé directement par ce budget.

L’un des facteurs clés de réussite réside dans la prévention des frustrations chez les employés.

Pour de nombreux collaborateurs, le leasing de vélo via un échange de salaire brut n’est pas un avantage supplémentaire, mais fait partie intégrante de leur package salarial.

Quand les entreprises les contraignent à passer au leasing vélo via le budget de mobilité, cela mène souvent à des discussions et des tensions.

Voilà pourquoi il est donc recommandé de proposer les deux systèmes en parallèle.

Ainsi, vous assurer la satisfaction de vos collaborateurs et augmentez l’adoption de la mobilité durable.

Bien que le budget de mobilité propose différentes options, de nombreux collaborateurs utilisent généralement une grande part de leur budget dans le remboursement de leurs frais de logement ou dans d’autres options de mobilité.

Ici, il faut retenir une leçon stratégique : le budget de mobilité seul suffit rarement pour stimuler largement le choix du vélo.

Assurez-vous donc de proposer d’autres incentives :

• Du leasing de vélo via un échange de salaire brut;
• Des indemnités vélo ;
• Des solutions accessibles pour les collaborateurs avec un budget plus petit (ex. du leasing de seconde main).

De cette manière, vous ne touchez pas seulement les « happy few », mais un groupe beaucoup plus large de collaborateurs.

Le principe général est qu’un vélo financé via le pilier 2 du budget mobilité ne peut pas être combiné avec une indemnité kilométrique.

Mais là encore, la règle des trois mois s’applique : les travailleiurs qui percevaient déjà une indemnité vélo avant d’adhérer au budget mobilité peuvent la conserver.

Important : l’indemnité vélo constitue également un avantage financier supplémentaire pour les salariés, sans coût supplémentaire pour l’employeur.

À compter de l’année d’imposition 2024, la mise à disposition d’un vélo (de société) doit être mentionnée sur la fiche fiscale du salarié (formulaire 281.10 ou 281.20) si l’employeur met ce vélo à disposition gratuitement.

Cet avantage peut rester exonéré d’impôt à condition que le vélo soit effectivement utilisé pour les déplacements de l’employé entre son domicile et son lieu de travail.

Le budget mobilité est un outil précieux, mais ce n’est pas une fin en soi.

Les entreprises qui réussissent partent d’une vision claire de la mobilité et élaborent une politique cohérente autour de celle-ci :

• Combinaison d’échange de salaire brut + budget de mobilité
• Une large accessibilité pour tous les employés ;
• Une communication claire pour éviter les frustrations ;
• Des avantages supplémentaires, tels qu’une indemnité vélo.

Et surtout: laissez-vous aider par des experts.