Hoe maak je van de fiets een echt doeltreffende hefboom binnen het mobiliteitsbugdet?

In een context waarin bedrijven hun mobiliteitsbeleid zowel aantrekkelijk als fiscaal geoptimaliseerd willen structureren, neemt de fiets een strategische plaats in. Maar dan moet hij wel correct worden geïntegreerd in het mobiliteitsbudget om zijn volledige potentieel te benutten. Caroline Van Even, Chief Commercial Officer bij o2o Bicycle Leasing, licht de belangrijkste aandachtspunten toe en deelt haar analyse om van de fiets een echte performantiehefboom te maken, zowel voor de werkgever als voor de medewerker.

Het strategisch integreren van de fiets in een mobiliteitsplan is uitgegroeid tot een essentiële dimensie binnen het beleid inzake HR en duurzame mobiliteit. Meer dan een louter ecologisch symbool moet de fiets ingebed worden in een doordachte strategie: eerst visie, dan implementatie.

Mits correct gefinancierd en gestructureerd, kan de fiets het gebruik van het mobiliteitsbudget optimaliseren en zowel een financieel voordeel voor de werknemer als een duidelijke maatschappelijke meerwaarde voor de werkgever opleveren.

Daarbij is het essentieel om niet enkel te focussen op het federale mobiliteitsbudget (FMB), maar op een combinatie van instrumenten die voor een zo breed mogelijk werknemerspubliek werken.

Voor welke profielen?

Vooreerst moet worden verduidelijkt wie effectief kan genieten van fietsleasing via het mobiliteitsbudget. Het federale mobiliteitsbudget is voorbehouden voor werknemers die voordien recht hadden op een bedrijfswagen. Dit betekent concreet dat het mobiliteitsbudget slechts voor een beperkte groep (“the lucky few”) toegankelijk is. Bedrijven die duurzame mobiliteit breed willen uitrollen, moeten dus verder kijken dan enkel het federale mobiliteitsbudget.

Indien u fietsleasing wilt aanbieden aan werknemers zonder recht op een bedrijfswagen, zal een autonoom fietsplan moeten worden opgezet, los van het mobiliteitsbudget, om iedereen op een fiscaal slimme manier toegang te geven tot fietsleasing via flexibele verloning.

Mobiliteitsbudget vs. brutoloonruil

Een tweede veelgestelde vraag betreft de mogelijkheid om fietsleasing via brutoloonruil te combineren met leasing via het mobiliteitsbudget.

De sleutel ligt in de zogenaamde 3-maandenregel: werknemers die minstens drie maanden voor de instap in het mobiliteitsbudget een fiets leasen via brutoloonruil, kunnen beide systemen combineren.

Wij raden de complexiteit aan, omdat ze leidt tot een dubbel loonvoordeel voor de werknemer, zonder extra kost voor de werkgever.

In de praktijk blijkt bovendien dat fietsleasing via brutoloonruil vaak het grootste fiscale voordeel oplevert.

Ter illustratie: voor een fiets met een leaseprijs van 100 euro per maand moet een werknemer bij brutoloonruil slechts 68,34 euro bruto per maand inleveren, tegenover 100 euro mobiliteitsbudget wanneer de fiets rechtstreeks via dat budget wordt gefinancierd.

Vermijd frustraties en maximaliseer impact

Een cruciale succesfactor ligt in het vermijden van frustraties bij werknemers.

Voor veel werknemers is fietsleasing via brutoloonruil geen extra voordeel, maar een vast onderdeel van hun loonpakket.

Wanneer bedrijven hen verplichten om over te stappen naar leasing via het mobiliteitsbudget, leidt dit vaak tot discussies en weerstand.

Daarom is het aangewezen om beide systemen naast elkaar te laten bestaan.

Zo behoud je tevredenheid én verhoog je de adoptie van duurzame mobiliteit.

Echte stimulans?

Hoewel het mobiliteitsbudget verschillende opties biedt, besteden veel medewerkers in de praktijk een groot deel van hun budget aan huisvestigingskosten of andere mobiliteitsoplossingen.

Hier ligt een belangrijke strategische les: het mobiliteitsbudget alleen is zelden voldoende om de fiets breed te stimuleren.

Zorg daarom voor bredere incentives:

Fietsleasing via brutoloonruil;
Fietsvergoeding;
Toegankelijke oplossingen voor werknemers met kleiner budget (bv. Tweedehands leasing)

Op die manier bereik je niet enkel de ‘happy few’, maar een veel grotere groep werknemers.

Wat met de fietsvergoeding?

Het algemene principe is dat een fiets die wordt gefinancierd via pijler 2 van het mobiliteitsbudget, niet kan worden gecombineerd met een kilometervergoeding.

Maar ook hier speelt opnieuw de 3-maandenregel: werknemers die reeds een fietsvergoeding ontvingen voor de instap in het mobiliteitsbudget, kunnen deze behouden.

Belangrijk: ook de fietsvergoeding vormt een extra financieel voordeel voor werknemers, zonder bijkomende kost voor de werkgever.

Fiscale aangifte

De terbeschikkingstelling van een (bedrijfs)fiets moet sinds inkomstenjaar 2024 worden vermeld op de fiscale fiche van de werknemer (Formulier 281.10 of 281.20) indien de werkgever deze fiets kosteloos ter beschikking stelt.

Het voordeel kan vrijgesteld blijven van belastingen op voorwaarde dat de fiets effectief wordt gebruikt voor de verplaatsingen van de medewerker tussen zijn woon- en zijn werkplaats.

Conclusie: vertrek vanuit strategie, niet vanuit tools

Het mobiliteitsbudget is een waardevol instrument, maar geen einddoel op zich.

Succesvolle bedrijven vertrekken vanuit een duidelijke mobiliteitsvisie en bouwen daar een coherent beleid rond:

Combinatie brutoloonruil + mobiliteitsbudget;
Brede toegankelijkheid voor alle werknemers;
Duidelijke communicatie om frustraties te vermijden;
Extra incentives zoals fietsvergoeding.

En vooral: ze laten zich begeleiden door experten.

Over de auteur - Caroline Van Even – CCO o2o Bicycle Leasing

Na 3 jaar als CCO bij fietsleasebedrijf o2o Bicycle Leasing weet Caroline Van Even als geen ander welke mobiliteitsvraagstukken vandaag bij organisaties leven. En ook de toekomst van bedrijfsmobiliteit kent voor haar geen geheimen. Ze weet exact hoe het mobiliteitsbudget werkt en welke HR-uitdagingen organisaties tegenkomen bij als ze duurzame mobiliteitsoplossingen willen invoeren. Ze volgt de nieuwste trends in mobiliteit op de voet en weet welke stappen organisaties vandaag kunnen zetten voor een duurzame mobiliteitsstrategie morgen.